Kun workshop – tai työpaja – onnistuu, sen tulokset näkyvät ja tuntuvat. Workshop on yhteisen työskentelyn areena, jossa rakennetaan lyhyessä ajassa jotain konkreettista, joka vie ryhmän yhteistyötä ja ajattelua lyhyessä ajassa harppauksin eteenpäin. Tulokset työpajasta on dokumentoitu ja niitä voi hyödyntää muutoksen tai kehitystyön seuraavissa vaiheissa. Tämä on se näkyvä puoli. Tunnepuoli jää osallistujille tunnelmana yhteisestä työskentelystä. Se voi olla esimerkiksi innostusta, sitoutumista, luottamuksen tunnetta, helpotusta tai energisoitumista. Tuloksekkaan työpajan taustalla on aina huolellinen valmistelutyö, jonka voi ajatella sijoituksena tuloksekkaaseen yhteistyöhön, joka edistää esimerkiksi tavoitteisiin pääsemistä, projektin onnistumista, tai uutta ja arvokasta innovaatiota. Tässä artikkelissa esittelen sinulle omia lähestymistapojani onnistuneen workshopin valmistelussa. Tervetuloa mukaan!
1. Määrittele tavoitteet ensimmäiseksi
Workshopin suunnittelun ensimmäinen vaihe on tarpeiden määrittely. Jos olet ulkopuolinen fasilitaattori, käyt määrittelykeskustelua tilaajan kanssa. Mikäli taas olet esimerkiksi tiimin vetäjä, on hyödyllistä analysoida workshopin tarpeita sitä tiimin muiden jäsenten kanssa. Eniten arvokasta informaatiota antava kysymys, jonka kysyn aina omilta asiakkailtani, on: Mikä on se muutos, joka parhaimmillaan tämän työpajan myötä tapahtuu?
Muita hyviä kysymyksiä ovat esimerkiksi:
- Millaisia konkreettisia tuotoksia työpajan pitäisi tuottaa?
- Millaisen vaikutuksen haluat osallistujille jäävän?
Kun haluttu muutos on kirkas, on sen pohjalta hyvä lähteä määrittelemään merkitykselliset tavoitteet workshopille.
2. Hyödynnä workshop-kolmiota suunnittelun kehyksenä
Työpajan suunnittelussa on kolme (+ 1) keskeistä osa-aluetta, jotka tulee huomioida samanaikaisesti, koska ne vaikuttavat toisiinsa:
- Tavoite: Toisin sanoen, mitä workshopin lopputulemana syntyy. Tämä on usein jonkinlainen tuotos, kuten esimerkiksi validoitu idea, prototyyppi, toimintasuunnitelma tai tiekartta. Tavoitteeseen on hyvä kuitenkin miettiä mukaan myös haluttu vaikutus, joka voi olla esimerkiksi toiminta tai tunne, joka workshopin seurauksena halutaan saavuttaa.
- Aika: Käytettävissä oleva aika on kytköksissä siihen, millainen tavoite on mahdollista saavuttaa. Aikataulun kanssa kannattaa olla realistinen ja tiedostaa, että useammin taipumuksena on yliarvioida käytettävissä oleva aika – erityisesti, jos tavoitteen saavuttaminen vaatii syvällisempää keskustelua. On myös hyvä jättää tilaa joustavuudelle ja luovalle ajattelulle.
- Osallistujat: Tarvittava aika tavoitteen saavuttamiseen liittyy myös osallistujien määrään, taustaan, suhteeseen työpajan aiheeseen tai keskinäisiin suhteisiin. Jos osallistujien kokoonpano muuttuu, vaikuttaa se tarvittavaan aikaan tai toisaalta tavoitteen saavuttamisen mahdollisuuteen. Osallistujien sitouttamiseksi ja odotusten hallitsemiseksi kannattaa pohtia ennakkohaastatteluja, ennakkokyselyä tai muuta tapaa kartoittaa odotuksia ja toisaalta valmistella työpajaan jo etukäteen. Mitä suuremmat panokset työpajassa on, sitä tärkeämpää on miettiä osallistujien ennakko-osallistamista.
- +1: Tilan miettiminen on erityisen tärkeää etä- ja hybridiworkshopeissa. Erityisen tärkeää on miettiä huolellisesti, miten ääni ja kuva välittyvät jouhevasti workshopin aikana ja miten dokumentaatio tapahtuu mahdollisimman sujuvasti.
3. Hyödynnä tilan ja työvälineiden mahdollisuudet
Fyysisellä (tai virtuaalisella) ympäristöllä on suuri vaikutus siihen, miten hyvin workshop onnistuu. Mieti seuraavat asiat hyvissä ajoin:
- Tilan järjestely: Millainen tila tukee tavoitteen pääsemistä? Minkä kokoinen ja miten järjestelty? Myös osallistujien energiatason kannalta on suotavaa, että heillä on mahdollisuus liikkua tilassa, keskustella esimerkiksi seisten pareittain tai työskennellä pienryhmissä. Myös seinätila, jolle voi ripustaa paperia tai kangasta, on monesti tärkeää visuaalisessa työskentelyssä. Itse pidän kiinni siitä, että tilassa on oltava luonnonvaloa, koska se myös vaikuttaa energiatasoihin ja yleiseen viihtyvyyteen.
- Tarvittavat materiaalit: Fläppi- tai valkotaulut, tarralaput, tussit, kuvakortit tai muut visuaaliset työkalut – kaikki tarvittava tulisi olla helposti saatavilla ja houkuttelevasti esillä.
- Visuaalisuus: Voidaanko tilaa muokata innostavammaksi esimerkiksi musiikilla, valolla tai visuaalisilla elementeillä? Kun workshopin osallistujat astuvat tilaan, millainen tunne heille tulee?
Jos kyseessä on etä-workshop, varmista, että kaikki osallistujat tuntevat käytettävät työkalut ja että tekniset ongelmat minimoidaan. Tässä voi auttaa ajan varaaminen käytettäviin työkaluihin tutustumiselle alkuun tai erillinen valmistautumisaika, jossa osallistujat voivat tulla harjoittelemaan työkalujen käyttöä.
4. Mieti workshopin draaman kaari
Hyvin rakennettu workshop on rytmitetty niin, että se tukee osallistujien energiatasoja ja keskittymiskykyä, mutta kuljettaa myös vaihe vaiheelta kohti huipennusta – ja sen jälkeen kohti turvallista lopetusta. Kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin:
- Keskustelun virittäminen: Mikä herättää osallistujien kiinnostus ja asettaa tunnelma oikeaan suuntaan? Miten osallistujia voi virittää aiheeseen, mutta pitää keskustelun vielä kevyenä ja “vaarattomana”?
- Työskentelyvaiheet: Miten eteneminen rakentuu loogisesti niin, että aiempi vaihe tukee aina seuraavaa vaihetta?
- Energia: Miten pidät osallistujien kiinnostuksen yllä läpi workshopin? Tuo kokonaisuuteen riittävästi vaihtelevuutta ja sopivin väliajoin taukoja, sekä ripaus yllätyksellisyyttä!
- Huipennus: Mikä on sinun workshopissasi se huipennus, jota kohden liikutaan ja jonka jälkeen jäähdytellään kohti loppua?
- Lopetus: Tutkimusten mukaan workshopin lopetus, yhdessä emotionaalisen huipun, tai kuopan kanssa, on se, mikä jää osallistujille parhaiten mieleen. Millaisen loppukokemuksen haluat siis antaa?
Workshopin rakenne on aina suuntaa antava. Siinä on oltava joustoa, mutta samanaikaisesti selkeä rakenne auttaa pitämään työskentelyn tehokkaana.
5. Korjaa kurssia tarvittaessa
Vaikka workshop olisi suunniteltu huolellisesti, jokin voi silti mennä eri tavalla kuin oli ennakkoon ajateltu. Jätä siis aina joustoa aikatauluun ja valmistaudu muokkaamaan suunnitelmaa lennosta, pitäen katseen kuitenkin koko ajan päämäärässä. Osaava fasilitaattori osaa lukea tilannetta ja tarvittaessa ohjata keskustelua uuteen suuntaan, mikäli se palvelee paremmin workshopin tavoitetta.
–
Onnistunut workshop ei synny sattumalta – se vaatii valmistelua, jossa raameina ovat: haluttu muutos, täsmätavoitteet, osallistujat, käytettävissä oleva aika, sekä tila. Nämä raamit mahdollistavat työpajan ohjaajan luovuuden workshopia suunnitellessa: draaman kaari, valittavat menetelmät, käytettävät materiaalit, musiikkivalinnat – nämä kaikki tekevät sinun työpajastasi uniikin ja oman näköisesi – ja samalla kuljettavat osallistujat johdonmukaisesti ja innostuneesti kohti päämäärää ja konkreettisia tuloksia. Ennen kaikkea, hyvin suunniteltu workshop mahdollistaa sinun jakamattoman läsnäolosi osallistujille workshopin aikana, eikä mikään ole sitä arvokkaampaa.
Seuraava blogiartikkelimme käynnistää viiden artikkelin sarjan, jossa jaan lempimenetelmiäni osallistujien aktivoimiseen workshopin eri vaiheissa. Pysy siis kuulolla!
Tämän blogiartikkelin kirjoittaja on palkittu ammattifasilitaattori ja Xpedion toimitusjohtaja Mirjami Sipponen-Damonte. Hän on työskennellyt fasilitoinnin ja organisaatioiden kehittämisen parissa ympäri maailmaa lähes 20 vuotta.