Xpedio Oy:n tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 17.3.2025

1. Rekisterinpitäjä/rekisterin nimi

Xpedio Oy

Sinimäentie 8B, 02630 Espoo

Y-tunnus: 2638801-5

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Mirjami Sipponen-Damonte
Toimitusjohtaja
mirjami.sipponen-damonte@xpedio.eu

3. Käyttötarkoitus

Xpedio Oy:n rekisterit koostuvat asiakas- ja markkinointirekistereistä. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • Asiakkuuksien ja liiketoimintasuhteiden hallinta
  • Palveluiden tuottaminen ja kehittäminen
  • Markkinointi, asiakasviestintä ja tiedottaminen
  • Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen, asiakassuhteeseen, suostumukseen tai oikeutettuun etuun.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • Perustiedot: Nimi, yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, osoite).
  • Työhön liittyvät tiedot: Asema, organisaatio, tiimi, liiketoiminta-alue.
  • Asiakassuhdetiedot: Palveluiden käyttö, tapaamiset, viestintä, suostumukset.
  • Tapahtumaosallistumistiedot: Xpedion järjestämiin ohjelmiin tai tilaisuuksiin. osallistuminen.
  • Tekniset tiedot: Evästeiden ja analytiikkatyökalujen avulla kerätyt tiedot verkkosivuston käytöstä.

5. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Säilytysajat ovat seuraavat:

  • Asiakastiedot: 10 vuotta viimeisimmästä asiakaskontaktista
  • Markkinointirekisterin tiedot: 5 vuotta tai kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa
  • Verkkosivuston kävijätiedot (Google Analytics): 26 kuukautta

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään:

  • Asiakkuuden tai palveluiden käytön yhteydessä
  • Verkkosivujen yhteydenottolomakkeista
  • Julkisista tietolähteistä (esim. yritysrekisterit, LinkedIn)

7. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei myydä tai jaeta ulkopuolisille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei laki velvoita luovuttamaan tietoja. Xpedio käyttää kuitenkin luotettuja palveluntarjoajia, joilla on pääsy tietoihin teknisten ratkaisujen ja palveluiden ylläpidon vuoksi. Näitä ovat mm.:

  • IT-palvelut: Planeetta Internet, Data Group Oy
  • Asiakashallinta: Pipedrive OÜ, Accountor Finago Oy
  • Markkinointipalvelut: Creamailer
  • Pilvipalvelut ja tiedonhallinta: Microsoft 365, Miro, SessionLab

Palveluntarjoajat voivat sijaita EU/ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin varmistamme tietojen suojan esim. Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

  • Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain siihen valtuutettujen henkilöiden toimesta.
  • Tiedot suojataan salasanoilla, palomuureilla ja muilla tietoturvakäytännöillä.
  • Fyysinen pääsy tietoihin on rajoitettu ja valvottu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

  • Tarkastusoikeus: oikeus saada tietää, mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
  • Oikaisuoikeus: oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista.
  • Poisto-oikeus (”oikeus tulla unohdetuksi”): oikeus pyytää tietojen poistamista, jos käsittelylle ei ole enää perustetta.
  • Käsittelyn rajoittaminen: oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.
  • Vastustamisoikeus: oikeus vastustaa suoramarkkinointia ja henkilötietojen käyttöä oikeutetun edun perusteella.
  • Tietojen siirto-oikeus: oikeus saada omat tiedot sähköisessä muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeuksien käyttämiseksi tulee olla yhteydessä kohdassa 10 mainittuihin yhteystietoihin.

10. Yhteydenotot ja valitusoikeus

Tietosuoja-asioissa voi olla yhteydessä:

Sähköposti: mirjami.sipponen-damonte@xpedio.eu

Postiosoite: Xpedio Oy, Sinimäentie 8B, 02630 Espoo

Mikäli rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, hän voi tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi).

11. Evästeet ja verkkosivuston seuranta

Xpedio käyttää evästeitä parantaakseen käyttäjäkokemusta ja analysoidakseen verkkosivuston käyttöä.

Sosiaalisen median liitännäiset: mahdollistavat sisällön jakamisen eri alustoilla. Käyttäjä voi estää evästeet selainasetuksista, mutta tämä saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.

Google Analytics: kerää tietoa sivuston käytöstä (säilytysaika 26 kk).