Xpedio Oy:n rekisteriselosteet

Asiakasrekisteri

Laatimispäivä 09.01.2019

1. Rekisterinpitäjä
Xpedio Oy, Sinikalliontie 11, 02630 Espoo

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Mirjami Sipponen-Damonte, toimitusjohtaja, mirjami.sipponen-damonte@xpedio.eu.

3. Rekisterin nimi
Xpedio Oy:n asiakasrekisteri.

4. Rekisteritietojen käsittelijät
Yhteistyökumppaneitamme, jotka käsittelevät henkilötietoja ja/tai joilla on
palveluntuottajana tekninen pääsy käyttämiimme järjestelmiin ovat Apple Inc., Microsoft Corporation, Planeetta Internet Oy, Pipedrive OÜ, Select Financial Services Oy, Accountor Finago Oy, DropBox Inc, Denison Consulting GMBH – Europe, Infinity S.r.l., sekä Typeone Ltd Oy.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietoja käytetään Xpedion asiakkaille palveluna tuotettavien fasilitointi-, valmennus- ja kehityspalveluiden toteutukseen sekä analyysien, tutkimusten, arviointien ja kartoitusten toteutukseen ja tulosten raportointiin.

6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • Yhteystiedot kuten rekisteröidyn nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, kieli
  • Työtehtävään liittyvät tiedot kuten asema, työrooli, työkokemus yrityksestä, liiketoiminta- alue/yksikkö/osasto/tiimi
  • Työnantajayrityksen yhteys- ja taustatiedot
  • Osallistumis- ja käyttäjätiedot Xpedion järjestämiin kehitysohjelmiin tai muihin tapahtumiin, tuotteisiin ja palveluihin liittyen
  • Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot (esim. yhteydenotot, tapaamiset jne.)
  • Mahdolliset luvat ja suostumukset
  • Mahdolliset muut henkilön suostumuksella kerätyt tiedot (esim. ruokavaliotiedot
    tilaisuuksien
    tarjoiluun liittyen)

7. Henkilötietojen säilytysaika
Xpedio säilyttäähenkilötietoja rekisterissä, kunnes asiakkaan kanssa olevan
asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritellään asiakkaan viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta, johon lisätään 10 vuotta.

8. Henkilötietolähteet
Käytettävät henkilötiedot saadaan Xpedion asiakkaan yhteyshenkilöltä ja/tai henkilöltä itseltään.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Xpedio käyttää rekisterissä olevia henkilötietoja itse eikä myy, vaihda tai siirrä tunnistamisen mahdollistavia tietojasi ulkopuolisille osapuolille. Tämä ei sisällä luotettuja kolmansia osapuolia, jotka auttavat meitä sivustomme ylläpidossa tai liiketoimintamme suorittamisessa. Myös kolmansien osapuolten on pidettävä tiedot luottamuksellisina. Näemme, että tietojen jakaminen on tarpeen, kun tavoitteena on tutkia, estää tai muutoin käsitellä laitonta toimintaa, petosepäilyjä, tai tilanteita, jotka
mahdollisesti uhkaavat jonkin henkilön fyysistä turvallisuutta, käyttöehtojemme rikkomista sekä muissa lain vaatimissa tilanteissa. Rekisteriä ylläpidetään EU:n tai Euroopan talousalueella sijaitsevilla palvelimilla.

10. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Rekisteri on suojattu ulkopuolisten käytöltä ja rekisterin käyttö on suojattu
henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Käyttäjiä sitoo salassapitovelvollisuus. Rekisteriin pääsy on ainoastaan Xpedion työntekijöillä. Työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietokoneet pidetään riittävästi vartioituina ja säännöllisesti vaihdettavalla salasanalla suojattuna. Ulkopuolisten pääsy tietokantoihin estetään F-Securen tarjoamien tietoturvaratkaisujen avulla.

11. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidylläon oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee lähettääkohdassa 13 kuvatulla tavalla. Tietoja luovutettaessa tarkistetaan vastaanottajan henkilöllisyys.

12. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisterinpitäjä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi ja tiedon korjaamiseksi tulee ottaa yhteyttäkohdan 13 osoitteiden kautta.

13. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissäkysymyksissäja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissätilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Xpedioon.

a) Postitse osoitteeseen: Xpedio Oy, Sinikalliontie 11, 02630 Espoo
b) Lähettämällä sähköpostia Xpedion rekisterissä olevasta sähköpostiosoitteesta osoitteeseen: mirjami.sipponen-damonte@xpedio.eu

Xpedio voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Markkinointirekisteri

Laatimispäivä 09.01.2019

1. Rekisterinpitäjä
Xpedio Oy, Sinikalliontie 11, 02630 Espoo

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Mirjami Sipponen-Damonte, toimitusjohtaja, mirjami.sipponen-damonte@xpedio.eu.

3. Rekisterin nimi
Xpedio Oy:n markkinointirekisteri.

4. Rekisteritietojen käsittelijät
Yhteistyökumppaneitamme, jotka käsittelevät henkilötietoja ja/tai joilla on
palveluntuottajana tekninen pääsy käyttämiimme järjestelmiin ovat Facebook Inc., LinkedIn Corporation, Microsoft Corporation, Twitter Inc., Pipedrive OÜ, Planeetta Internet Oy, Creamailer Oy, Wix.com Inc.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Markkinointi potentiaalisille asiakasyrityksille, asiakassuhteen hoitaminen ja sähköinen asiakaspalvelu sekä sähköisten tietosisältöjen välitys niiden tilaajille.

6. Rekisterin tietosisältö
Nimitiedot, sähköpostiosoite, yritys tai organisaatio, asema yrityksessä,
puhelinnumero, yrityksen osoitetiedot, tunnistetiedot verkkopalvelun sisällön muokkaamiseksi yhteystietonsa sähköisesti jättäneille asiakkaille,
asiakasprospekteille tai sähköisten tietosisältöjen tilaajille.

7. Henkilötietojen säilytysaika
Markkinointirekisteristämme poistamme tarpeettomat henkilötiedot viiden (5) vuoden välein. Sähköpostimarkkinointilistalta pääsee poistumaan itse jokaisessa lähetetyssä markkinointisähköpostissa olevan poistumislinkin kautta.

8. Henkilötietolähteet
Asiakas-/henkilötiedot saadaan ja niitä päivitetään asiakassuhteen kautta, Xpedion verkkosivuilta, sähköpostin, puhelimen tai henkilökohtaisen tapaamisen kautta tai yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä. Näiden tietojen kerääminen tapahtuu käytössämme olevilla verkkoteknologioilla, kävijöiden oman toiminnan seurauksena ja kolmannen osapuolen palveluilla / tietolähteistä.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Markkinointirekisterin tietoja säilytetään EU:n tai Euroopan talousalueella sijaitsevilla palvelimilla sekä EU:n ulkopuolella Privacy Shield -järjestelyn velvoitteet täyttävien toimijoiden palvelimilla.

Xpedio käyttää rekisterissäolevia henkilötietoja itse eikä myy, vaihda tai siirrä tunnistamisen mahdollistavia tietojasi ulkopuolisille osapuolille. Tämä ei sisällä luotettuja kolmansia osapuolia, jotka auttavat meitä sivustomme ylläpidossa tai liiketoimintamme suorittamisessa. Myös kolmansien osapuolten on pidettävä tiedot luottamuksellisina. Näemme, että tietojen jakaminen on tarpeen, kun tavoitteena on tutkia, estää tai muutoin käsitellä laitonta toimintaa, petosepäilyjä, tai tilanteita, jotka mahdollisesti uhkaavat jonkin henkilön fyysistä turvallisuutta, käyttöehtojemme rikkomista sekä muissa lain vaatimissa tilanteissa.

10. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Aineistoa säilytetään digitaalisessa muodossa. Tietojärjestelmillä tallennettavat ja käsiteltävät tiedot ovat rajattujen ja nimettyjen henkilöiden käytettävissä. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään. Tietokoneet pidetään riittävästi vartioituina ja säännöllisesti vaihdettavalla salasanalla suojattuna. Ulkopuolisten pääsy
tietokantoihin estetään F-Securen tarjoamien tietoturvaratkaisujen avulla.

11. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidylläon oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kohdassa 13 kuvatulla tavalla. Tietoja luovutettaessa tarkistetaan vastaanottajan henkilöllisyys.

12. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisterinpitäjä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissäolevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi ja tiedon korjaamiseksi tulee ottaa yhteyttä kohdan 13 osoitteiden kautta.

13. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissäja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Xpedioon.

a) Postitse osoitteeseen: Xpedio Oy, Sinikalliontie 11, 02630 Espoo
b) Lähettämällä sähköpostia Xpedion rekisterissä olevasta sähköpostiosoitteesta osoitteeseen: mirjami.sipponen-damonte@xpedio.eu

Xpedio voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä̈.

Keräämme sivustomme kävijöistä seuraavia tietoja:

  • IP-osoite
  • Ohjelmisto- ja laitteistotiedot
  • Evästeiden kautta kerättävät tiedot
  • Muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot

Evästeet
Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle.

Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Tilastollisen tiedon keräämiseen sivustollamme on käytössä Google Analytics. Google saattaa luovuttaa tietoja kolmannella osapuolelle lain niin vaatiessa. (Googlen tietosuojakäytäntö)

Hyödynnämme evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.

Sosiaalisen median liitännäiset
Verkkosivustollamme voi olla linkkejä tai yhteyksiä kolmannen osapuolen
verkkosivustoihin sekä sosiaalisen median liitännäisiä (Esim. Youtube, Twitter, Facebook, LinkedIn). Sosiaalisen median liitännäisten käyttäminen voi lähettää tunnistettavaa tietoa kyseisille sosiaalisen median palveluntarjoajille. Liitännäisen avatessasi saatat sallia kolmansien osapuolten verkkosivujen evästeiden tallentumisen tietokoneellesi, jolloin näiden hallinnoijat voivat seurata sivun käyttöä, mikäli olet kirjautunut kyseisen palveluntarjoajan sosiaaliseen mediaan. Näihin verkkosivullamme oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kolmannen osapuolen käyttöehtoja.

Xpediolla ei ole määräysvaltaa tällaisiin kolmansien osapuolten verkkosivuihin, eikä se ole vastuussa mistään niillä julkaistusta materiaalista tai niiden käytöstä.

Kävijätietojen säilytys
Google Analytics -palvelun keräämiä verkkosivustomme kävijätietoja säilytetään 26 kuukautta, jonka jälkeen ne poistetaan automaattisesti Googlen palvelimilta.

Tilaa uutiskirjeemme