Tilaisuuden aloitus luo pohjan koko tapahtuman vuorovaikutukselle, energialle ja osallistavuudelle. Osallistava tilaisuuden käynnistäminen ei ole mukava muodollisuus, vaan sillä on merkittävä vaikutus koko ryhmätilaisuuden keskustelun laatuun ja osallistujien sitoutumiseen. Kun aloitus on osallistava, energinen ja turvallinen, osallistujat pääsevät sujuvasti mukaan keskusteluun, ja yhteistyö on tuottavampaa. Tässä Fasilitointimenetelmät-blogisarjan ensimmäisessä osassa tarkastelen tilaisuuden aloittamisen merkitystä ja jaan yhden lempimenetelmistäni, joka sopii moneen.
Miksi tilaisuuden käynnistysvaihe on niin tärkeä?
Oli kyseessä sitten palaveri, työpaja tai isompi tapahtuma, ensi hetket määrittävät heti tilaisuuden tunnelman ja osallistujien aktiivisuuden. Jos aloitus tuntuu jäykältä tai passivoi, sama henki jää helposti elämään koko tilaisuuden ajaksi. Toisaalta dynaaminen, osallistava ja huolella mietitty käynnistys luo psykologisesti turvallisen ilmapiirin, jossa jokaisen on helppo tuoda ajatuksiaan esiin – myös myöhemmissä vaiheissa. Ajattele asiaa näin: käynnistysvaiheessa määrittelet tilaisuuden kulttuurin. Haluatko sen olevan osallistava ja helposti lähestyttävä vai kenties muodollinen ja yksisuuntaisiin asiantuntijapuheenvuoroihin pohjautuva? Kaikki riippuu siitä, mitä tavoittelet tilaisuudelta – niin osallistujien kokemuksena kuin konkreettisena lopputulemana!
Osallistava aloitus:
- Lisää osallistujien vuorovaikutusta ja rentouttaa ilmapiiriä
- Nostaa energiatason ja luo positiivisen tunnelman
- Helpottaa siirtymistä työskentelyyn ja syvempiin keskusteluihin
- Tukee psykologista turvallisuutta ja madaltaa osallistumiskynnystä.
Osallistava ja turvallinen keskustelun käynnistys vaikuttaa myös suoraan keskustelun aktiivisuuteen laatuun. Kun osallistujat tuntevat olonsa mukavaksi ja kokevat, että heidän ajatuksensa ovat arvokkaita, he uskaltavat tuoda ideoitaan esiin avoimemmin. Tämä lisää keskustelun monipuolisuutta ja auttaa löytämään uusia näkökulmia ja ratkaisuja, joita muuten ei ehkä nousisi esiin.
Turvallinen aloitus vähentää myös turhaa varovaisuutta ja itsesensuuria. Kun ilmapiiri on kannustava, osallistujat uskaltavat kysyä tarkentavia kysymyksiä, haastaa ajatuksia rakentavasti ja kehittää toistensa ideoita eteenpäin. Onnistunut käynnistys osallistavalle tilaisuudelle antaa osallistujille kokemuksen siitä, että vääriä vastauksia tai tyhmiä kysymyksiä ei ole – mikä on edellytys esimerkiksi luovalle työskentelylle ja uusien näkökulmien löytämiselle.
Hyvä käynnistys tehostaa ajankäyttöä ja sitä kautta tuottavuutta. Kun osallistujat pääsevät nopeasti mukaan keskusteluun ja ymmärtävät, että heidän panoksensa on merkityksellistä, työskentely muuttuu tavoitteellisemmaksi ja keskittyneemmäksi. Tämä vähentää myös passiivisuutta ja sitä, että keskustelun dynamiikkaa dominoivat vain muutamat aktiivisimmat osallistujat.
Lopulta kyse on siitä, että osallistava ja turvallinen aloitus vahvistaa luottamusta ja luo perustan tehokkaalle yhteistyölle. Kun tilaisuuden alkuhetket rakennetaan huolella, ne voivat vaikuttaa koko tilaisuuden onnistumiseen – ja jopa pidemmällä aikavälillä siihen, miten organisaatiossa käydään keskustelua ja tehdään yhteistyötä.
Mutta miten tämä käytännössä tehdään? Icebreaker-menetelmiä on olemassa valtava määrä ja niitä voi vapaasti kehittää itsekin. Jaan yhden ikivihreän, joka sopii monenlaisiin tilaisuuksiin ja erikokoisten ryhmien kanssa toteutettavaksi, nimittäin: Cocktail-kutsut. Olen itse aika yksinkertaisten menetelmien ystävä, koska kyse ei ole koskaan menetelmästä itsessään vaan siitä, että oikeat ihmiset ovat oikeassa hetkessä oikean aiheen äärellä. Menetelmä antaa vain alkusysäyksen, ja keskustelu pääsee liekehtimään.
Miten käynnistää tilaisuus? Menetelmävinkki: Cocktail-kutsut
Cocktail-kutsut on fasilitointimenetelmä, joka simuloi vapaamuotoista verkostoitumistilaisuutta. Se rohkaisee osallistujia liikkumaan, tutustumaan toisiinsa ja virittäytymään aiheeseen rennolla ja vuorovaikutteisella tavalla. Tämä menetelmä toimii jäänmurtajana ja rennon keskustelun käynnistäjänä ryhmille, joiden osallistujat eivät tunne ennestään, mutta myös jo ennestään tutuille porukoille, joiden kanssa on tärkeää avata keskustelua jostain tietystä näkökulmasta.
Näin menetelmä toimii:
- Fasilitaattori antaa ohjeet työskentelyyn.
- Osallistujat nousevat ja liikkuvat tilassa, aivan kuten oikeilla cocktail-kutsuilla.
- Keskustelua ohjaavat fasilitaattorin antamat kevyet keskusteluaiheet, esimerkiksi:
”Etsi joku, jonka kanssa et ole aiemmin keskustellut, ja jutelkaa lyhyesti, mikä sai teidät ilmoittautumaan tähän tilaisuuteen.”
”Keskustele hetken ajan jonkun kanssa päivän odotuksista tai kokemuksista aiheeseen liittyen.”
”Vaihtakaa ajatuksia siitä, mikä tekee hyvästä keskustelusta antoisan.”
4. Keskusteluparit vaihtuvat muutaman minuutin välein, ja osallistujat pääsevät puhumaan eri ihmisten kanssa. Fasilitaattori voi antaa muutaman minuutin välein myös uuden keskusteluaiheen.
5. Lopuksi fasilitaattori kokoaa tunnelmia yhteen, ja osallistujat voivat jakaa oivalluksiaan lyhyesti koko ryhmälle.
Sovellukset eri kokoisille ryhmille:
- Pienet ryhmät (5–15 hlöä): Menetelmä toimii hyvin sellaisenaan, ja osallistujat ehtivät keskustella useamman henkilön kanssa.
- Keskikokoiset ryhmät (15–40 hlöä): Fasilitaattori voi ohjata osallistujia liikkumaan eri puolille tilaa ja käyttää esim. kellonsoittoa merkitsemään keskustelunvaihtoja.
- Suuret ryhmät (40+ hlöä): Osallistujia voi ohjata rohkeasti uusien keskustelukumppanien luo esimerkiksi värikoodatuilla nimikylteillä. Huomioithan, että mitä suurempi ryhmä, sen tärkeämpää on antaa ohjeistukset selkeästi ennen harjoituksen alkamista sekä myös kirjallisesti fläppitaululla tai esityskalvoilla.
Variaatioita Cocktail-kutsuista:
- Teemallinen cocktail-kutsu: Keskustelutehtävät voivat liittyä tilaisuuden teemaan, jolloin osallistujat pääsevät heti aiheeseen kiinni.
- Strukturoidut kysymykset: Voit käyttää valmiita kysymyskortteja, joista osallistujat valitsevat keskustelunaiheen.
- Nopeatempoiset kierrokset: Jos aika on rajallinen, keskusteluparit voivat vaihtua nopeammin ja tehtävät voivat olla hyvin lyhyitä.
- Roolipohjainen versio: Osallistujat voivat saada tietyt roolit tai näkökulmat, joista heidän pitää keskustella (esim. ”Olet uusi työntekijä, mitä haluaisit tietää yrityksestä?”).
Cocktail-kutsut on yksinkertainen mutta aina niin toimiva menetelmä, joka aktivoi pulppuavan keskustelun heti tilaisuuden alussa. Liikkuminen tilassa tuo energiaa, joka auttaa keskittymään myös mahdolliseen sisältöpohjaiseen osioon alun käynnistyksen jälkeen. Itse pidän siitä, että keskustelun käynnistys linkittyy kevyesti jo tilaisuuden aiheeseen. Se on loogista (kaikille turvallista lähteä mukaan) ja voi tuoda jo hyödyllisiä syötteitä, joihin tarttua myöhemmin tilaisuuden aikana. Menetelmän avulla voidaan lisätä positiivista ilmapiiriä, tutustumista toisiin osallistujiin, sekä viritellä kevyesti päivän aiheeseen.
Seuraavassa, blogisarjan toisessa osassa, jatkamme fasilitointimenetelmien parissa ja syvennymme työskentelyn seuraavien vaiheiden menetelmävinkkeihin!
🔍 Kiinnostuitko fasilitointimenetelmistä? Lue lisää ja kehitä osaamistasi Varmuutta fasilitointiin -kirjan avulla!
Tämän blogiartikkelin kirjoittaja on palkittu ammattifasilitaattori ja Xpedion toimitusjohtaja Mirjami Sipponen-Damonte. Hän on työskennellyt fasilitoinnin ja organisaatioiden kehittämisen parissa ympäri maailmaa lähes 20 vuotta.