Tiimin vuoden alun kick off -päivä rakentaa parhaimmillaan vankan pohjan tiimin sujuvalle ja tuloksekkaalle yhteistyölle vuoden aikana. Kick off -päivä voi kirkastaa tavoitteita, sitouttaa tiimin jäsenet yhteiseen suuntaan, vahvistaa luottamusta ja selkeyttää kunkin roolia ja vastuuta. Kun jokainen ymmärtää oman työnsä merkityksen osana kokonaisuutta, tiimin työskentely helpottuu ja tavoitteiden saavuttaminen nopeutuu!
Kick off -päivään kannattaa suhtautua kunnianhimoisesti ja asettaa sille konkreettisia tavoitteita. Tavoitteiden asettaminen auttaa keskittymään olennaiseen ja tekee päivästä paitsi merkityksellisen, myös tuloksekkaan investoinnin. Vuoden alun yhteinen tiimipäivä voi toimia alustana avoimelle keskustelulle, jossa selkiytetään paitsi yksilöiden, myös koko tiimin roolia muuttuvassa ympäristössä. Tiimin luonteesta ja prioriteeteista riippuen, hyvin organisoitu yhteinen päivä voi antaa mahdollisuuden käydä keskustelua huolta herättävistä asioista tai vahvistaa yhteisen tekemisen tiekartta vuodelle. Selkeys odotuksista ja mahdollisuus käydä vuoropuhelua kysymyksiä herättävistä asioista vahvistaa hallinnan tunnetta, luottamusta ja hyvinvointia tiimissä. Lue tästä tärppimme onnistuneeseen kick off -päivään!
1. Kirkasta odotukset
Mieti tarkkaan mitä haluat saada aikaan kick off -päivässä? Kysy itseltäsi, minkä pitäisi olla nytkähtänyt eteenpäin päivän jälkeen? Tavoitteen määrittely ohjaa koko tilaisuuden suunnittelua ja sitä kannattaa tehdä kahdesta näkökulmasta:
- Tuotokset: Minkälaista dokumentaatiota päivästä pitäisi syntyä? Esimerkiksi yhteisesti hyväksytty suunnitelma, uusia ideoita tai päätöksiä.
- Vaikutukset: Mitä haluat, että osallistujien mielissä tai tunnetasolla tapahtuu? Toivottuja vaikutuksia voivat olla esimerkiksi: sitoutumisen vahvistuminen, luottamuksen rakentuminen, toiveikkuuden lisääntyminen tai tavoitteiden kirkastuminen.
Selkeästi asetetut tavoitteet auttavat suunnittelemaan päivän rakenteen, työskentelyn ja aikataulun niin, että se todella vie haluttuun päämäärään.
2. Suunnittele aikataulu ja työskentelytavat
Kick off -päivän onnistuminen vaatii huolellista suunnittelua. Mieti asettamiesi tavoitteiden pohjalta, mihin keskusteluihin kannattaa panostaa ja mille aiheille on tärkeää jättää aikaa. Samoin kannattaa miettiä kriittisesti minkä aiheen voi jättää pois tai käydä läpi nopeatempoisesti. Suunnittele ohjelma niin, että se mahdollistaa keskustelut tiimille merkityksellisistä asioista ja jokaisen tiimin jäsenen osallistumisen.
Osallistavuus on avain kick off -päivän onnistumiseen. Pelkät esitykset ja yksisuuntaiset viestit eivät riitä, vaan osallistujat on tärkeää saada mukaan rakentamaan yhteistä tulevaisuutta. On hyvä miettiä, mitkä keskustelut kannattaa käydä koko ryhmän kesken ja missä tilanteissa pienemmät ryhmät toimivat paremmin. Pienryhmätyöskentely lisää usein aktiivisuutta ja antaa tilaa uusille näkökulmille.
Kick off -päivän ohjelmassa on tärkeää huomioida myös osallistujien energiatasot. Tauot, joissa on mahdollisuus verkostoitumiseen tai rentoutumiseen, voivat tehdä päivästä mielekkäämmän ja tehokkaamman. Kevyemmät aktiviteetit, kuten lyhyet ulkoiluhetket tai yhteiset harjoitukset, voivat piristää ja auttaa ylläpitämään vireystilaa. Näillä yksityiskohdilla varmistetaan, että päivästä jää positiivinen ja motivoitunut olo, eikä raskas ja väsynyt.

3. Valitse sopiva fasilitaattori
Osaava fasilitaattori osaa hyödyntää erilaisia menetelmiä, ja luoda ilmapiirin, jossa jokaisen ääni pääsee kuuluviin. Täältä voit lukea lisää vinkkejä, kuinka aktivoida palaverin passiiviset osallistujat! Tiimin vetäjä ei aina ole paras henkilö fasilitoimaan tilaisuutta, sillä hän luultavasti haluaa myös osallistua keskusteluihin ja vaikuttaa ryhmän työn tuotoksiin. Sisällölliseen keskusteluun osallistuminen ja samanaikaisesti koko päivän prosessin, aikataulujen, menetelmien ja keskustelun fokuksen ohjaaminen on todella raskasta, ellei mahdotonta tehdä menestyksekkäästi. Arvioi tarkkaan pystytkö ja haluatko keskittyä fasilitointiin vai olisiko parempi pyytää tiimin ulkopuolinen henkilö fasilitoimaan tilaisuus. Ulkopuolinen fasilitaattori pystyy keskittymään täysipainoisesti keskustelun ohjaamiseen kohti konkreettisia lopputulemia. Samalla hän voi tuoda uusia menetelmiä ja näkökulmia, jotka rikastuttavat tilaisuuden sisältöä.
Tutustu myös erilaisiin fasilitointimenetelmiin, jotka mahdollistavat osallistavan, monipuolisen ja tuloksekkaan työskentelyn. (Mikäli kaipaat vinkkejä menetelmiin, seuraa blogijulkaisujamme. Tulemme seuraavissa blogeissa jakamaan vinkkejä lempimenetelmistämme!)
4. Mieti tilaisuuden tavoitetta tukeva paikka
Tilalla on suuri merkitys kick off -päivän onnistumiselle. Onko mahdollista järjestää tilaisuus toimiston ulkopuolella? Irrottautuminen arjesta ja tutusta ympäristöstä voi auttaa osallistujia keskittymään kehittämiseen ja tuoda uusia ideoita. Jos toimiston ulkopuolinen tila ei ole vaihtoehto, mieti, miten tuttu ympäristö voidaan muokata inspiroivammaksi.
Tilaa voi elävöittää esimerkiksi kalusteita siirtämällä, lisäämällä musiikkia tai hyödyntämällä näkyviä työpajamateriaaleja. Tavoitteena on luoda ympäristö, joka tukee monipuolista yhteistyötä ja luovaa ajattelua.
5. Mitä tapahtuu kick offin jälkeen?
Kick off -päivän vaikuttavuus määrittyy vasta tilaisuuden jälkeen. On tärkeää suunnitella etukäteen, miten päivän tuotoksia hyödynnetään arjessa. Aikatauluta säännöllisiä tilannetsekkejä, joissa seurataan työpajan aikana syntyneiden päätösten ja ideoiden toteutumista. Tämä varmistaa investoinnin takaisinmaksun työn sujuvuudessa ja tuloksekkuudessa, mutta myös osallistujien kokemuksessa siitä, että heidän työnsä ja ideansa ovat merkityksellisiä.
Kick off -päiviä tai muita kehittämistyöpajoja ei pitäisi koskaan tarkastella yksittäisinä tapahtumina, vaan alustoina jatkuvalle kehittymiselle, yhteisen työn tarkastelulle ja uudelleen suuntaamiselle.
Lopuksi
Edward Decin ja Richard Ryanin kehittämän itsemääräämisteorian mukaan ihmisellä on kolme psykologista perustarvetta: omaehtoisuus, kyvykkyys ja yhteisöllisyys. Ihminen kokee omaehtoisuutta, kun hän kokee voivansa vaikuttaa omaan työhönsä ja tuntee, että hänen panoksellaan on merkitystä. Kyvykkyyden kokemus toteutuu, kun ihminen kokee voivansa käyttää tietojaan ja taitojaan merkityksellisesti. Yhteenkuuluvuus taas tulee siitä, että henkilö tuntee olevansa osa ryhmää ja että hänen panostaan arvostetaan. Näiden kolmen tarpeen täyttäminen vahvistaa tutkitusti työntekijöiden pitkäaikaista hyvinvointia. Parhaimmillaan huolella suunnitellut ja onnistuneesti toteutetut kick off –tilaisuudet sekä muut tiimin työpajat vahvistavat hyvinvointia työssä sekä tiimin menestystä pitkällä aikavälillä.
Tämän blogiartikkelin kirjoittaja on palkittu ammattifasilitaattori ja Xpedion toimitusjohtaja Mirjami Sipponen-Damonte. Hän on työskennellyt fasilitoinnin ja organisaatioiden kehittämisen parissa ympäri maailmaa lähes 20 vuotta.