Kuinka aktivoit palaverin passiiviset osallistujat – 7 vinkkiä palaverin pitäjälle

Turhalta tuntuvat palaverit, joissa yksi puhuu ja muut kuuntelevat, ovat varmasti meille jokaiselle tuttuja. Tällaiset palaverit eivät ainoastaan passivoi työntekijöitä vaan myös jättävät heidän täyden potentiaalin hyödyntämättä. Huonosta palaverikulttuurista kärsii siis sekä yksilö että koko organisaatio.

Palaverikulttuurin muutos saadaan aikaan palaverien hyvällä fasilitoinnilla. Fasilitoinnin avulla osallistujat aktivoidaan tasapuolisesti ja ilmapiiristä luodaan miellyttävä osallistua. Hyvä palaverikulttuuri näkyy sekä tiimien että organisaation suorituskyvyn kasvuna – työ on tehokkaampaa ja työntekijät sitoutuneempia. Myös kulttuurin muutos vaatii sitoutumista niin yksilöltä kuin organisaatioltakin.

Muutos vaatii toki aina työtä, mutta ratkaisu passiivisiin osallistujiin on melko yksinkertainen: osallistaminen.

Miksi osallistaminen on tärkeää?

Osallistaminen, eli osallistujien ottaminen mukaan keskusteluun ja päätöksentekoon, on avain tehokkaisiin palavereihin ja toimivaan tiimityöskentelyyn. Kun palaverien passiiviset kuuntelijat saadaan osallistumaan aktiivisesti keskusteluun, avataan samalla ihmisten osaaminen ja kokemus kaikkien yhteiseen käyttöön. Jokaisella tiimin jäsenellä on oma ainutlaatuinen näkökulmansa. Avoin vuorovaikutus mahdollistaa näiden arvokkaiden ideoiden ja näkemysten esiin tuomisen, jolloin ihmisten monipuolinen osaaminen, kokemukset ja erilaisuus saadaan hyödynnettyä parhaalla mahdollisella tavalla.

Palaverin ilmapiirillä on suuri vaikutus osallistumiseen. Avoin, rohkaiseva ja turvallinen ilmapiiri kannustaa osallistujia jakamaan näkemyksiään ja ideoitaan. Oikeanlainen ilmapiiri madaltaa osallistumisen kynnystä, jolloin saamme tietoomme nopeammin myös niin sanotut hiljaiset signaalit, kuten erilaiset ongelmat ja epävarmuudet. Näin ollen voimme reagoida niihin myös nopeammin.

Osallistavat palaverit, joissa vallitsee turvallinen ilmapiiri ja kaikki osallistuvat aktiivisesti keskusteluun, vaikuttavat positiivisesti yhteisöllisyyteen ja työhyvinvointiin. Työssä viihtyminen kasvaa, kun työntekijät kokevat, että heidän mielipiteillään on merkitystä ja heillä on tilaa vaikuttaa. Osallistaminen onkin ainoa tapa saada ihmiset sitoutumaan työpaikkaan ja asiaan, jota ollaan työstämässä. Työntekijä, joka on saanut aktiivisesti olla mukana edistämässä asiaa, on myös automaattisesti sitoutuneempi yhdessä tehtyihin päätöksiin. Kaikki tämä heijastuu myönteisesti koko organisaation suorituskykyyn.

Etä- ja hybridipalavereissa on erityisen tärkeää kiinnittää huomiota osallistavan ilmapiirin luomiseen. Selkeä viestintä, vuorovaikutuksen mahdollistavat työkalut ja osallistujien huomioiminen varmistavat, että jokainen tuntee olevansa osa keskustelua, vaikka fyysinen etäisyys olisikin suuri.

7 estettä aktiiviselle osallistumiselle

Uskon, että ihmiset ovat lähtökohtaisesti aktiivisia ja haluavat vaikuttaa asioihin, jotka koskettavat heitä. Kyse ei siis olekaan siitä, miten saada osallistujat aktiivisiksi vaan siitä, mikä poisti heidän innostuksensa osallistua. Onkin tärkeää tunnistaa ja ymmärtää ne esteet, jotka voivat estää aktiivisen osallistumisen. Seitsemän yleistä estettä, jotka voivat poistaa innostuksen osallistua ovat:

  1. Aihe ei kiinnosta: Osallistuja ei tiedä, mitä häneltä odotetaan tai mikä hänen roolinsa on palaverissa. Epäselvyys palaverin tarkoituksesta voi passivoittaa osallistujan.
  2. Aika ei riitä keskustelulle: Nopeasti etenevä palaveri jättää liian vähän tilaa syvällisemmille keskusteluille, jolloin ajan puute ja turhautuminen estävät keskusteluun osallistumisen.
  3. (Etä)palaveriväsymys: Jatkuva (etä)palaverien virta ilman taukoja voi johtaa väsymykseen ja passiivisuuteen.
  4. Multitasking: Samanaikainen muiden tehtävien suorittaminen, kuten sähköposteihin tai muihin viesteihin vastaaminen, vie huomion itse palaverista.
  5. Valtasuhteet/hierarkia: Hierarkkiset rakenteet voivat estää avoimen keskustelun ja kritiikin. Ongelma voi olla kulttuurissa tai yksilön tavassa tuoda omat mielipiteensä esiin tai kritisoida muiden kommentteja.
  6. Dominoivat osallistujat: Pieni äänekäs joukko saattaa dominoida keskustelua jättäen hiljaisemmat osallistujat vaille suunvuoroa.
  7. Itsetunnon puute (asia/tilanne): Osallistujat voivat epäröidä osallistumistaan, koska kokevat etteivät tiedä aiheesta tarpeeksi tai koska kokevat ryhmälle puhumisen epämukavaksi.
Useimmat osallistumisen esteet ovat tuttuja
Passiivisesta kuuntelijasta aktiiviseksi osallistujaksi – vinkkejä palaverin pitäjälle -webinaarissamme kysyimme osallistujilta: mikä näistä osallistumisen esteistä on sinulle tutuin? Äänestyksen tulokset näet kuvasta.

7 vinkkiä osallistumisen esteiden poistamiseen

Osallistumisen aktivointi lähtee esteiden tunnistamisesta ja niiden poistamisesta. Tarkastelen asiaa kahdesta eri näkökulmasta: miten yksilö, eli sinä, voit vaikuttaa asiaan ja toiseksi, miten voitte ryhmänä vaikuttaa yhteiseen kulttuuriinne.

1. Aihe ei kiinnosta

  • Yksilö: Varmista selkeä viestintä palaverin tarkoituksesta ja odotuksista. Kerro sekä palaverikutsussa että heti palaverin alussa palaverin tarkoitus ja tavoite. Huolehdi, että kaikki osallistujat tietävät, miksi heidät on kutsuttu ja mitä heiltä odotetaan.
  • Kulttuuri: Sopikaa yhteisistä käytännöistä ja tavoista viestiä palaverin tavoitteista: keitä on tarpeen kutsua, ja mitä tietoa kalenterikutsun tulisi sisältää.

2. Aika ei riitä keskustelulle

  • Yksilö: Mieti palaveriagenda niin, että tärkeisiin aiheisiin on riittävästi aikaa syventyä ja niistä ehditään keskustella. Koita olla sortumatta ylioptimistisuuteen ajankäytön suunnittelussa. Ohjaa palaverissa rönsyilevä keskustelu takaisin palaverin tavoitteeseen, jotta aika riittää aiheen kannalta merkitykselliselle keskustelulle.
  • Kulttuuri: Määritelkää yhdessä selkeästi erityyppisten palaverien tarkoitukset (esim. viikko- tai kuukausipalaveri). Keskustelkaa siitä, millaiselle keskustelulle kussakin palaverissa olisi tärkeää luoda tilaa.

3. Etäpalaveriväsymys

  • Yksilö: Suunnittele palaverin sisälle säännöllisin väliajoin osallistujien aktivointia, joka katkaisee passivoitumisen ja tukee osallistujien jaksamista. Hyödynnä esimerkiksi avoimia kysymyksiä tai etäpalavereissa käden nostamistoimintoa ja kommenttikenttää.
  • Kulttuuri: Luokaa käytäntöjä, jotka mahdollistavat palautumisen palavereiden välillä. Varatkaa aikaa keskittymistä vaativalle työlle, esimerkiksi palaverittomien päivien avulla.

4. Multitasking

  • Yksilö: Auta ihmisiä tiedostamaan multitaskingin haasteet. Kerro jo etukäteen, että palaveriin osallistuminen vaatii täyttä keskittymistä.
  • Kulttuuri: Määritelkää yhteiset pelisäännöt, jotka mahdollistavat keskittymisen palavereissa. Voitte esimerkiksi pitää aiempaa lyhyempiä palavereja, joissa odotetaan täyttä fokusta. Palaverin jälkeen voidaan pitää tauko, jolla hoidetaan puhelut, sähköpostit tai muut huomion palaverissa vievät tehtävät.

5. Valtasuhteet / hierarkia

  • Yksilö: Pidä huolta, että korkeammassa asemassa olevat henkilöt tunnistavat auktoriteettinsa suhteessa muihin osallistujiin. Ohjaa keskustelua niin, että esimerkiksi esihenkilön mielipidettä kysytään viimeisenä, jotta se ei vaikuta muiden mielipiteisiin.
  • Kulttuuri: Panostakaa johtamiskulttuurin kehittämiseen niin, että korkeammassa asemassa olevat tiedostavat oman toimintansa vaikutukset muuhun ryhmään.

6. Dominoivat osallistujat

  • Yksilö: Auta osallistujia tiedostamaan oma toimintansa ja kerro heille, että toivot kaikkien tuovan mielipiteensä esiin tasapuolisesti. Jaa puheaikaa tasaisesti ja ohjaa puheenvuoroa eteenpäin dominoivilta osallistujilta hiljaisemmille. Ole palaverinvetäjänä valmis reagoimaan jämäkästi keskeytyksiin ja palauttamaan puheenvuoro takaisin, jotta kaikilla on mahdollisuus tuoda oma näkemyksensä esiin.
  • Kulttuuri: Miettikää yhdessä käytäntöjä siihen, miten erilaiset osallistujat voisivat kokea olonsa mukavaksi palavereissa ja osallistua aktiivisesti. Tuokaa esiin erilaiset tarpeet osallistumiselle, jotta kaikkien näkemykset saadaan kuulluksi tasapuolisesti.

7. Itsetunnon puute (asia/tilanne)

• Yksilö: Luo osallistava ilmapiiri heti palaverin alussa ja madalla osallistumisen kynnystä. Tämä voi olla esimerkiksi pieni lämmittelevä keskustelukierros, jossa ei ole oikeita tai vääriä vastauksia, mutta jossa kaikki pääsevät ääneen. Anna ihmisille aikaa pohtia ja kirjata ylös ajatuksensa, jolloin he ovat valmiimpia tuomaan ne esiin. Huomioi myös ujot osallistujat: toiset jakavat mielipiteensä mieluummin parikeskusteluissa ja tuovat ajatuksensa esiin pareina. Vahvista ja rohkaise näitä hiljaisempia osallistujia kiittämällä, rohkaisemalla ja viittaamalla takaisin heidän kommentteihinsa. Tarvittaessa voit myös hyödyntää työkaluja ja prosesseja, joissa ideoiden antajat pysyvät anonyyminä. On myös hyvä huomioida, mitä mahdolliset tyrmäävät ja kriittiset kommentit tekevät ilmapiirille ja pysäyttää kriitikot jämäkästi.

• Kulttuuri: Keskustelkaa ryhmänä turvallisen ilmapiirin luomisesta. Pohtikaa yhdessä, miksi olisi tärkeää tuoda esiin näkemyksiä erilaisista taustoista tulevilta ja erilaista kokemusta omaavilta ihmisiltä.

Palaverikulttuurin muutos

Palaveriosallistumisen muuttaminen on sekä yksilön että kulttuurin asia, josta myös molemmat hyötyvät. Palaverien toimintatapojen muuttaminen, kuten mikä tahansa muutos, vaatii voimavaroja ja suunnittelua. Kun muutetaan vanhaa totuttua tapaa ja kulttuuria, on myös varauduttava kohtaamaan vastarintaa. Aloittaminen pienemmässä mittakaavassa, kuten tiimeissä, on hyvä ensimmäinen askel kohti organisaation laajempaa muutosta.

Aktiivisen osallistumisen mahdollistaminen edesauttaa tiimin suorituskykyä, yksilöiden sitoutumista ja yhteenkuuluvuuden kokemusta. Kun saamme ihmiset sitoutumaan yhteisiin asioihin, rakennettua yhteenkuuluvuutta ja hyvää työilmapiiriä, saamme enemmän aikaiseksi vähemmässä ajassa.

Ihmisillä on luontainen halu osallistua ja vaikuttaa, kunhan olosuhteet ovat sille sopivat – poistetaan siis esteet sen tieltä.

Tämän blogiartikkelin kirjoittaja on palkittu ammattifasilitaattori ja Xpedion toimitusjohtaja Mirjami Sipponen-Damonte. Hän on työskennellyt fasilitoinnin ja organisaation kehittämisen parissa ympäri maailmaa lähes 20 vuotta. Tutustu Mirjamiin paremmin sivustollamme.