Fasilitointi on työelämän supervoima, joka auttaa ryhmiä saavuttamaan tavoitteensa tehokkaasti ja osallistavasti. Hyvä fasilitaattori on taas kuin työelämän supersankari: hän auttaa ryhmää löytämään yhteisen sävelen, mutta ei dominoi keskustelua. Vaikka fasilitointi voi vaikuttaa ulkopuolisen silmin helpolta, sen takana on monia opittuja taitoja ja tekniikoita.
Fasilitointi ei ole mystinen taito, joka olisi vain harvojen ja valittujen hallittavissa – kuka tahansa voi kehittyä osaavaksi fasilitaattoriksi.
Matka taitavaksi fasilitaattoriksi alkaa omasta motivaatiosta ja halusta oppia. On hyvä ymmärtää, että fasilitointi ei ole vain ryhmän vetämistä, vaan sen ytimessä ovat osallistujien tukeminen, vuorovaikutuksen ohjaaminen ja yhteisten tavoitteiden edistäminen. Seuraavaksi kerromme, mitä hyväksi fasilitaattoriksi kehittyminen tarkoittaa käytännössä!
1. Ymmärrä fasilitaattorin rooli
Fasilitaattorin tehtävä ei ole kertoa ryhmälle, mitä tehdä, vaan auttaa ihmisiä löytämään parhaat ratkaisut itse. Tämä rooli voi olla haastavaa, sillä se vaatii sekä neutraaliutta että aktiivista osallistumista. On tärkeää tiedostaa, että fasilitaattori ei ole vain keskustelun ohjaaja, vaan ennen kaikkea muutoksen edistäjä ja kehittymisen vauhdittaja, joka varmistaa ryhmässä piilevän viisauden hyödyntämisen ja luo puitteet aidolle vaikuttamiselle – näin ihmiset sitoutuvat tavoitteisiin syvemmällä ja henkilökohtaisella tasolla.
- Keskity ensin oman roolisi selkeyttämiseen.
- Pohdi, miten voit toimia tukena ilman, että viet ryhmältä liikaa tilaa.
- Harjoittele neutraalin, mutta empaattisen viestinnän taitoja.
2. Valmistaudu huolellisesti
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tämä tarkoittaa paitsi selkeiden tavoitteiden ja niitä tukevan prosessin määrittelyä, myös ryhmän tarpeiden ymmärtämistä. Jokainen fasilitointitilanne on erilainen, ja hyvä fasilitaattori mukauttaa suunnitelmansa tilanteeseen sopivaksi.
- Käytä aikaa valmisteluun: pohdi, mitä tilaisuudella on tarve saada aikaiseksi, ja mitä menetelmiä voit käyttää ryhmän työskentelyn tukemiseen.
- Suunnittele myös, miten käsittelet mahdolliset haasteet, kuten aikataulun venymisen tai osallistujien väliset ristiriidat.
- Käy suunnitelma ja aikataulutus mielessäsi läpi ja mieti, mitkä osat voisivat toimia vielä paremmin.
- Älä pidättäydy pelkästään tilaisuuden suunnittelussa, vaan varmista myös sen jälkeen tulevat askeleet. Osallistaminen luo aina odotuksia ja fasilitaattorina olet osaltasi vastuussa näiden odotusten täyttämisestä.
3. Ota haltuun osallistamisen työkalut
Hyvä fasilitaattori osaa hyödyntää monipuolisia menetelmiä ja työkaluja, jotka tekevät työskentelystä sujuvaa ja osallistavaa. Näihin kuuluvat esimerkiksi visuaaliset työkalut, kuten fläppitaulut ja digitaaliset alustat, sekä osallistumista tukevat menetelmät, kuten erilaiset vaiheittain etenevät ryhmätyöprosessit, joissa tuetaan ryhmän ajattelua ja työskentelyä kohti tavoitetta.
- Harjoittele menetelmien käyttöä ja kokeile niitä erilaisissa tilanteissa.
- Voit esimerkiksi järjestää ideointityöpajoja, joissa käytät sekä perinteisiä työkaluja vuorovaikutuksen ja läsnäolon edistämiseen että digitaalisia ratkaisuja dokumentointiin ja tekoälyn mahdollisuuksien hyödyntämiseen. Pyri löytämään omalle tyylillesi ja ryhmillesi sopivat menetelmät – olemme kaikki erilaisia.
4. Hallitse ryhmän dynamiikka
Jokaisessa ryhmässä on erilaisia persoonia ja dynamiikkoja, jotka voivat joko edistää tai hidastaa yhteisten tavoitteiden saavuttamista. Fasilitaattorin tehtävänä on varmistaa, että ryhmän jokainen jäsen pääsee osallistumaan ja että vuorovaikutus pysyy rakentavana.
- Kuuntele ryhmää aktiivisesti ja auta osallistujia tarkastelemaan ristiriitoja toisiaan täydentävinä näkökulmina – aina tavoitteesta käsin.
- Kokeile erilaisia ryhmämenetelmiä, jotka kannustavat tasapuoliseen osallistumiseen esimerkiksi vuorottelemalla yksilöpohdintoja, pari- ja ryhmäkeskusteluja, tai ohjaamalla keskustelu tarkasteltavan asian yhteen näkökulmaan kerrallaan.
- Palautteen pyytäminen ryhmän jäseniltä auttaa sinua kehittämään taitojasi entisestään.
5. Ole läsnä ja joustava
Vaikka valmistautuminen on tärkeää, fasilitaattorin on myös osattava reagoida tilanteisiin spontaanisti. Jos ryhmän energia muuttuu tai keskustelussa nousee esiin ennalta arvaamaton este, fasilitaattorin on mukautettava suunnitelmaa lennossa.
- Harjoittele tilannetajua ja pysy avoimena muutoksille.
- Kerää aktiivisesti palautetta ryhmältä niin suullisesti kuin ilmeitä ja eleitä havainnoimalla. Tämä vaatii rohkeutta, mutta edesauttaa yhteistyötä ja parantaa ryhmän luottamusta sinuun fasilitaattorina.
- Kirkas ja yhdessä keskusteltu tavoite auttaa muuttamaan tarpeen mukaan matkareittiä, mutta pääsemään silti haluttuun määränpäähän.
Fasilitointi on oppimisen ja oivaltamisen matka
Kukaan ei ole täydellinen fasilitaattori heti alkuvaiheessa, eikä tarvitsekaan olla. Fasilitointi on taito, jossa voi kehittyä loputtomasti. Jokainen ryhmä, jokainen tilanne ja jokainen keskustelu tarjoaa uusia oivalluksia ja oppimiskokemuksia. Tärkeintä on rohkeus kokeilla ja uskallus myös epäonnistua.
Kun sitoudut fasilitointitaitojesi kehittämiseen, huomaat, että se ei hyödytä vain ryhmiä, joita ohjaat. Fasilitointitaidot rikastavat myös omaa ajatteluasi, vuorovaikutustasi ja kykyäsi toimia erilaisten ihmisten kanssa. Tämä matka ei ole vain ammatillisesti merkittävää, vaan myös henkilökohtaisesti palkitsevaa. Mikä olisikaan parempi aika aloittaa kehittymisen matka, kuin juuri nyt?
Tämän blogiartikkelin kirjoittaja on palkittu ammattifasilitaattori ja Xpedion toimitusjohtaja Mirjami Sipponen-Damonte. Hän on työskennellyt fasilitoinnin ja organisaatioiden kehittämisen parissa ympäri maailmaa lähes 20 vuotta.