Jokainen meistä on istunut turhissa palavereissa joko niin, että huomaa vasta palaverissa olevasi väärä henkilö istumaan siellä tai niin, että aihe on kyllä oikea, mutta asian käsittely on toivottoman tehotonta.
Australialainen IT-jätti Atlassian tekin hiljan laajan tutkimuksen, jossa kartoitettiin 5000 tietotyöläisen työskentelytapoja neljällä mantereella. Mikä osoittautuikaan suurimmaksi esteeksi työn teolle? Arvatenkin palaverit. Tutkimus paljasti, että jopa 72% palaveriajasta on ajanhukkaa. Atlassianin tutkimuksessa suurimmiksi sudenkuopiksi palavereissa osoittautuivat seuraavat, suomalaisessakin työelämässä valitettavan tutut ongelmakohdat:
1. Dominoivat osallistujat
Muutama osallistuja ottaa keskustelutilan, eikä muille jää suunvuoroa tuoda esiin omia näkökulmia ja ajatuksia. Tämä aiheuttaa turhautumista ja samalla paljon palaverissa olevaa potentiaalia jää hyödyntämättä.
2. Epäselvyys seuraavista askelista
Valitettavasti liian usein palaveri päättyy ilman selkeyttä siitä mitä tapahtuu seuraavaksi tai mitä keneltäkin odotetaan. Mitään päätöksiä ei myöskään tehty.
3. Asioiden turha toisto
Jos joutuu kuuntelemaan palavereissa samoja asioita yhä uudelleen, herpaantuu keskittyminen takuulla ja sähköposteihin vastaaminen voi tuntua oikein houkuttelevalta vaihtoehdolta.
4. Sähköposti olisi ajanut saman asian
Minulta kysyttiin hiljattain: miksi palaveri tulee pitää, jos saman asian voisi hoitaa sähköpostilla. Ei tietenkään pidäkään. Vaan usein palaveri on ensimmäinen ajatus eikä palaverin kutsuja pysähdy miettimään mitä viestintäkanavaa juuri tämän asian käsittelyyn kannattaisi käyttää.
5. Keskustelukaaos
Kun palaverilta puuttuu selkeä tavoite ja agenda, keskustellaan ihan mistä vaan, mutta ei aiheesta koska kukaan ei tarkkaan tiedä mikä se oli. Luonnollisesti tämä ei edistä asioita mihinkään suuntaan.
Jos mietitään tuon hirvittävän korkean tehottomuusprosentin taloudellisia vaikutuksia esimerkiksi 100 hengen asiantuntijaorganisaatiossa, jossa keskipalkka on 4200€ ja palavereihin kuluu 10 tuntia viikossa, olisi 75% hukka-ajan hintalappu nopealla laskulla 945955€, eli lähes miljoona euroa. Tässä ei ole vielä huomioitu palavereista aiheutuvaa stressiä kun aika ei riitä muihin töihin tai ne valuvat vapaa-ajalle, sairaspoissaolojen tai vaihtuvuuden kustannuksia.
Kun nyt paljon puhutaan tuottavuuden ongelmista Suomessa, olisi mielestäni tässä ehdottomasti vakavasti otettava kehittämisen paikka. Veikkaan että ketään ei jää harmittamaan, kun tehottomista palavereista leikataan.
Mutta miksi palaverikulttuuriin on niin vaikea tarttua ja muuttaa sitä? Yksi syy ainakin se että, kuten kaikessa kehittämisessä, asian äärelle täytyy pysähtyä, analysoida mikä toimii ja mikä ei, ja johtaa kehittämistä määrätietoisesti. Ihmisten tulee olla valmiita kyseenalaistamaan omia totuttuja tapoja ja rakentamaan uusia. Tämä vie alkuvaiheessa aikaa ja energiaa. Totutulla, vaikka huonollakin, tavalla on helppoa ja turvallista mennä eteenpäin ja luottaa siihen, että kun näin on tehty aina ennenkin, ei se kovin huono juttu voi olla.
Jos kuitenkin näet tarpeen palaverien kehittämiselle ja olet valmis tarttumaan härkää sarvista, tässä muutama vinkki liikkeelle pääsemiseen.
Tarkastele palavereja osana kokonaisviestintää
Kun palavereja halutaan lähteä muuttamaan, on tärkeää tarkastella organisaation viestintää kokonaisuutena, yhtäältä viestinnän ja yhteistyön tarpeita, toisaalta erilaisia käytössä olevia kanavia ja foorumeita. Esimerkkejä viestinnän tarpeista voivat olla esim.
- Sitouttaminen
- Työkuorman kommunikointi ja ratkaisujen etsiminen
- Tiedon jako
- Työn edistäminen yhteistyössä (esim. projekti)
- Uuden kehittäminen
Esimerkkejä kanavista / foorumeista voisivat olla:
- Teams-palaveri
- Läsnäpalaveri
- Sharepoint
- Miro
- 121-keskustelu
- Sähköposti
Määrittele mitkä tarpeet hoituvat missäkin kanavassa tai foorumissa
Palaveri on arvokkain panostus viestintään, koska siinä käytämme samanaikaisesti usean ihmisen työaikaa. Tämän vuoksi ei kannata käyttää palaverissa aikaa sellaiseen viestintään, jonka voi hoitaa jossain muussa kanavassa, kuten tiedotusasiat tai tehtävät, joita henkilöt voivat työstää eriaikaisesti esim. Mirossa tai Sharepointissa. Palaveri tulisi järjestää silloin kun tarvitaan ihmisten samanaikaista panosta ja aktiivista vuorovaikutusta.
Sovi kriteereistä palavereille
Koska palaverissa käytetään samanaikaisesti usean ihmisen työaikaa, on palaverin koollekutsujan vastuulla varmistaa, että tämä aika todella käytetään hyödyllisesti. Jos aikaa palaverin suunnitteluun ei käytetä, ei palaverista saada hyötyjä irti. On parempi, että yksi ihminen käyttää enemmän aikaa palaverin suunnitteluun kuin että monta henkilöä tuhlaa aikaa huonosti valmistellussa palaverissa. Organisaatiossa voidaan hyvin sopia, että palaverikutsuun ei tarvitse vastata, mikäli kutsussa ei ilmene vähintäänkin palaverin tavoite, mieluummin myös alustava agenda ja mahdollisesti valmistautumisohjeet osallistujille. On myös hyvä miettiä kriittisesti tarvittavaa aikaa palaverille. Voi olla, että puolen tunnin sijaan riittää 20 minuuttia tai tunnin sijaan 40 minuuttia kun palaveri on hyvin valmisteltu ja keskustelu pysyy tiukasti aiheessa.
Varmista, että palaverin vetäjillä on riittävät fasilitointitaidot
Palaverin koollekutsuja on useimmiten myös palaverin fasilitaattori, mutta fasilitaattori voi olla myös joku muu sovittu henkilö. Palaverin onnistumisen kannalta sen fasilitointitapa on avainasemassa. Palaverin fasilitaattorilla tulee olla kyky:
- Kuvata selkeästi palaverin tavoite ja odotukset osallistumiselle
- Ohjata palaveria määrätietoisesti eteenpäin
- Osallistaa kaikki läsnäolijat mukaan keskusteluun
- Varmistaa, että keskustelun ilmapiiri on miellyttävä ja toisaalta, että puheliaimmat eivät dominoi keskustelua
- Huolehtia aikataulussa pysymisestä
- Tunnistaa keskustelun rönsyt ja ohjata ystävällisen jämäkästi keskustelu takaisin aiheeseen
- Varmistaa, että keskustelu tulee dokumentoitua
- Varmistaa, että kaikilla on selkeä ymmärrys seuraavista askelista ja vastuista
Ota käytännöksi arvioida työskentelytapaa palavereissa säännöllisesti
On erikoista, että joissain vakiintuneissa tiimeissä on ollut säännöllisiä palavereja vuosien ajan, mutta tiimi ei ole koskaan pysähtynyt keskustelemaan siitä, miten yhteistyö palavereissa sujuu ja miten sitä voisi kehittää. Palaverit ovat työpaikoilla yksi keskeinen yhteistyön muoto ja sitä todella voi ja kannattaa kehittää. Tiimi voi valita esimerkiksi joka 3. kuukausi yhden kehitettävän asian, vaikkapa keskustelun pysymisen aiheessa ja arvioida 1-5 asteikolla jokaisen palaverin päätteeksi miten tässä tavoitteessa onnistuttiin ja mitä voisi ensi kerralla tehdä paremmin. Tämän arvioinnin saa hoidettua jopa 2 minuutissa, mutta se mahdollistaa omien toimintatapojen tiedostamisen ja sen myötä kehittämisen. Palaverin onnistumisesta ovat loppukädessä kaikki vastuussa.
Palaverikulttuurin kehittämisessä pitäisi miettiä kriittisesti sekä oikeiden asioiden tekemistä, että asioiden tekemistä oikein. Jos palaveri on hyvin valmisteltu ja ohjattu, mutta aiheesta, jonka olisi voinut hoitaa sähköpostilla tai Teams-viestillä, on se turhaa yhteisen ajan käyttöä. Jos taas palaveri pidetään aiheesta joka todella ansaitsee palaverin, mutta sen fasilitointi on huonoa, aiheuttaa se vain pettymystä, turhautumista ja stressiä.
Palaverit ovat monella työpaikalla tänä päivänä murheenkryyni, pakollinen paha, joka vie aikaa oikeilta töiltä. Atlassianin tutkimuksessa ilmeni, että jopa 75% palaveriajasta on hukkaan heitettyä. Jos työntekijä käyttää viikossa (maltilliset) 10 tuntia palavereihin, on tuo hukkaan heitetty aika yhden työpäivän mittainen. Jos organisaatio ei kuitenkaan koe tarvetta vahvistaa tuottavuuttaan, voisi se siirtyä 4-päiväiseen työviikkoon viiden päivän palkalla. Työntekijöiden motivaatio kasvaisi huimasti ja samat työt tulisi tehtyä, palaverikäytännöt kehittämällä.
Tämän blogiartikkelin kirjoittaja on palkittu ammattifasilitaattori ja Xpedion toimitusjohtaja Mirjami Sipponen-Damonte. Hän on työskennellyt fasilitoinnin ja organisaatioiden kehittämisen parissa ympäri maailmaa lähes 20 vuotta.