Hyvä palaveri ei rönsyile – 10 vinkkiä huomion pitämiseen tavoitteessa 

Fokuksen ylläpito ja ajankäytön hallinta äänestettiin suurimmaksi haasteeksi fasilitoinnin suurimpia kipukohtia kartoittavassa kyselyssämme jokin aika sitten, eikä mikään ihme. Huomion pitäminen aiheessa ja tehokkaan ajankäytön varmistaminen kuuluvat palaverin fasilitaattorin tärkeimpiin – ja usein myös vaativimpiin tehtäviin. 

Rönsyilevät palaverit, joissa keskustelu eksyy aiheesta ja ryhmän huomio harhailee, on yleinen ongelma monissa organisaatioissa. Tehottomat palaverit eivät syö ainoastaan työaikaa ja hidasta työn etenemistä, vaan aiheuttavat myös turhautumista ja motivaation laskua. Rönsyilevien palaverien fasilitointi ja osallistujien huomion ylläpitäminen tavoitteessa on haastavaa, mutta hyvin suunniteltu ja ohjattu palaveri voi ratkaista nämä ongelmat.  

Rönsyn tunnusmerkit

Palavereissa keskustelu lähtee hyvin helposti ja luontaisestikin rönsyilemään eri suuntiin. Palaverin vetäjän vastuulla on oppia tunnistamaan ja havainnoimaan varoitusmerkkejä jo niiden syntyvaiheessa. Näin palaverin fasilitaattori saa pysäytettyä alkavan rönsyn ennen kuin se vie mukanaan ja kietoutuu koko palaverin ympärille. Polveileva keskustelu on helppo tunnistaa, kun tiedostaa sen tyypilliset piirteet – tunnistat alkavan rönsyn näistä merkeistä. 

  1. Keskeytykset: Osallistujat eivät malta kuunnella toisiaan loppuun asti vaan keskittyvät omaan puheenvuoroonsa. 
  1. Aiheeseen liittymättömät vitsit tai kommentit: Osallistujat heittävät keskusteluun kommentteja tai vitsejä, jotka eivät liity millään tavoin palaverin aiheeseen.  
  1. Epärelevantit kysymykset: Keskustelu lähtee harhailemaan epärelevanttien kysymysten myötä, jotka eivät tue palaverin tavoitetta.  
  1. Aihetta liippaavat kysymykset ja kommentit: Tällaiset kysymykset liittyvät jollain tavalla aiheeseen, mutta ne eivät ole palaverin fokuksessa. Aihetta liippaavat kysymykset ja kommentit vievät aikaa ja huomiota pois oleellisemmista asioista. 
  1. Pitkät monologit/omakohtaiset tarinat: Osallistujat kertovat omia tarinoitaan tai pitävät pitkiä monologeja, jotka eivät liity palaverin tavoitteeseen. 
  1. Keskustelu ei etene agendan mukaan: Huomataan, että keskustelu ei etene suunnitellun agendan mukaan, vaan jokin muu syö keskusteluaikaa. 
  1. Liian syvälle meneminen: Osallistujat saattavat lähteä suunnittelemaan asiaa liian pitkälle ja paneutuvat tarpeettoman syvälle aiheeseen. Esimerkiksi, jos palaverissa on tavoitteena ainoastaan sopia tarvittavista toimenpiteistä, ei toimenpiteitä tarvitse lähteä toteuttamaan jo palaverin aikana. 
Rönsyn tunnusmerkit

Rönsyjen ennaltaehkäisy 

Ennen kuin palaveri lähtee edes käyntiin, on tärkeää rakentaa vankka pohja, joka pitää keskustelun oikeilla raiteilla. Panosta näihin ennaltaehkäiseviin toimenpiteisiin, jotka auttavat pitämään palaverin fokuksessa ja saavuttamaan asetetut tavoitteet. 

  1. Määrittele ja viesti selkeä tavoite palaverille. Et voi tunnistaa rönsyjä, jos et ole kirkastanut, mitä palaverilla tavoitellaan. Mihin olemme päässeet palaverin päätteeksi? Mikä on haluttu lopputulema? Kun kaikki tietävät vastaukset näihin kysymyksiin, on osallistujien helpompi osallistua tavoitteellisesti ja tukea yhteistä suuntaa. 
  1. Laadi ja viesti tavoitteeseen kuljettava agenda. Agenda toimii palaverin etenemissuunnitelmana kohti sen tavoitetta. Se auttaa osallistujia pitämään fokuksen ja ohjaa keskustelua oikeaan suuntaan. Agendan tulisi olla jaettu osallistujille jo ennen palaveria, mutta se on hyvä kerrata myös heti palaverin alussa. 
  1. Määrittele kullekin aiheelle erikseen tavoite. Kun palaverin agendalle tuodaan erilaisia aiheita, on tehokkaan yhteisen ajankäytön kannalta tärkeää määritellä mitä kunkin aiheen osalta halutaan saada palaverissa irti. Tuodaanko aihe agendalle tiedotusmielessä, halutaanko siihen etsiä yhdessä ratkaisuja palaverissa, onko siitä tarkoitus tehdä päätös yhdessä, vai mikä on odotus. Pelkkä aihe ei siis yksinään riitä agendalle, vaan sille on myös tärkeää määritellä tavoite. Tähän voi halutessa käyttää myös valittuja värikoodeja. 
  1. Selkiytä odotukset. Ryhmän tulee tietää, mikä keskustelun tarkoitus on ja millä tasolla keskustelun tulisi pysyä. Kerro siis palaverin alussa selkeästi millaista osallistumista toivot ryhmältä. On myös helpompi puuttua rönsyihin kesken palaverin, kun odotukset on tuotu esiin jo palaverin alussa.  
  1. Selkiytä oma rooli. Selvennä palaverin alussa osallistujille roolisi palaverin vetäjänä. Näin saat luvan tarvittaessa ohjata keskustelua, jotta etenette varmasti agendan mukaan ja sovitussa aikataulussa. 
  1. Auta ryhmää tarkastelemaan fokuksen tasoa. Palaverin lopuksi voitte miettiä ryhmänä, miten onnistuitte pitämään fokuksen tavoitteessa: missä onnistuimme, missä on vielä kehittämisen varaa? Näin ryhmä ottaa itse vastuun huomion pitämisestä aiheessa. Hyödynnä tätä erityisesti, jos fokuksen ylläpito on haaste ryhmälle. 
  1. Ota käyttöön palaverin kustannusta mittaava työkalu. Netissä on tarjolla erilaisia ilmaisiakin työkaluja, joilla voi reaaliajassa seurata palaverin kustannusta. Tämä voi olla silmiä avaavaa. Palaverinhan tulisi olla investointi, jonka tulos on arvokkaampi kuin kustannus. Toki yhteisen keskustelun arvoa on vaikea kaikilta osin mitata, mutta jos haasteena on palaverien tehottomuus, suosittelisin lämpimästi tällaisen työkalun kokeiluun ottamista, ainakin joksikin ajanjaksoksi. 

Vinkit alkavien rönsyjen katkaisuun 

Hyvästä pohjatyöstä huolimatta, keskustelu saattaa karata omille teilleen palaverin aikana. Rönsyävä keskustelu tulee katkaista mahdollisimman pian, mieluiten ennen kuin se edes pääsee kunnolla alkuun. Tässä muutamia tehokkaita vinkkejä rönsyjen katkaisuun, jotka auttavat palauttamaan keskustelun takaisin kohti tavoitetta. 

  1. Sijoita rönsyt tarvittaessa parkkipaikalle. Parkkipaikkana voi toimia esimerkiksi fläppitaulu tai sähköinen muistio, jonne agendan ulkopuoliset aiheet kirjoitetaan ylös myöhempää tarkastelua varten. Tällaisia aiheita ovat muun muassa kysymykset, jotka eivät suoraan liity tavoitteeseen, mutta joista on kuitenkin hyödyllistä keskustella jossain vaiheessa. Parkkipaikalle sijoitettuihin asioihin ja kysymyksiin palataan myöhemmin, esimerkiksi seuraavassa palaverissa. Näihin täytyy myös muistaa palata! 
  1. Palaa aiheeseen napakan silmukan kautta. Palauta rönsyämään lähtenyt keskustelu mahdollisimman pian takaisin palaverin aiheeseen. Pyri olemaan rohkaisematta aiheesta eksyjää, esimerkiksi katsekontaktilla. Sen sijaan muistuta osallistujia, minkä asian äärellä ollaan. Tämän voi tehdä esittämällä aiheeseen liittyvän kysymyksen, jonka avulla saat ohjattua keskustelun takaisin oikeaan suuntaan.  
  1. Ohjaa takaisin tavoitteeseen. Muistuta osallistujia palaverin tavoitteesta, agendasta ja aikataulusta. Kerro, että aika ei riitä kaikkeen keskusteluun, mutta herännyttä keskustelua voidaan jatkaa muissa yhteyksissä. Hyödynnä tarvittaessa parkkipaikkaa. 

Osallistamisen ja fokuksen tasapaino 

Viime blogiartikkelissa käsittelimme osallistamisen tärkeyttä. Osallistuminen ei kuitenkaan ole päämäärä sinänsä, vaan sen tulisi tukea määriteltyjä tavoitteita. Tasapainon säilyttäminen osallistumisen ja keskustelun fokuksen välillä edellyttää sekä hyvää fasilitointia että palaverin vetäjän kykyä ohjata keskustelua määrätietoisesti kohti sovittuja päämääriä. 

On tärkeää tiedostaa, että tehokkaat ja suunnitelmalliset palaverit, joissa asiat etenevät sujuvasti ja tavoitteet saavutetaan, hyödyttävät kaikkia osapuolia. Jos ryhmällä on kuitenkin tarve jakaa kokemuksia tai poiketa aiheesta, sille voidaan varata erillinen aika. Esimerkiksi palaverin alussa voidaan varata hetki vapaamuotoiselle keskustelulle, kun taas varsinaisen asiasisällön käsittelylle varataan oma osuutensa. 

Tehokkaat ja tavoitteelliset palaverit voivat olla merkittävä tekijä organisaation menestykselle, ja rönsyjen hallinta on avainasemassa tämän saavuttamisessa. 

Tämän blogiartikkelin kirjoittaja on palkittu ammattifasilitaattori ja Xpedion toimitusjohtaja Mirjami Sipponen-Damonte. Hän on työskennellyt fasilitoinnin ja organisaation kehittämisen parissa ympäri maailmaa lähes 20 vuotta. Tutustu Mirjamiin paremmin sivustollamme.