Miten hyödyntää erilaisuutta palavereissa ja kääntää konfliktit mahdollisuuksiksi?  

Konflikti on sanana monille hyvinkin negatiivisesti latautunut – mutta sen ei tarvitse olla. Konfliktit ovat osa ihmisten välistä vuorovaikutusta, eivätkä ne välttämättä ole haitallisia. Ristiriidat voivat olla kasvualusta luottamuksen rakentamiselle ja uuden oppimiselle. Valitettavan usein konfliktit jäävät kuitenkin turhiksi ja tarpeettomiksi ristiriidoiksi, koska niitä ei osata käsitellä ja hyödyntää oikein. 

Palavereissa syntyvien konfliktien käsittelyssä palaverin fasilitaattori on tärkeässä roolissa. Palaverin fasilitaattorin on tärkeää ymmärtää, miten erilaisuutta voidaan hyödyntää ja konfliktit saadaan käännettyä rakentaviksi keskusteluiksi. Tämä edellyttää turvallisen ilmapiirin, jossa erilaisuus nähdään voimavarana, ei esteenä. 

Erilaisuus on voimavara 

Sana ”konflikti” juontaa juurensa latinan sanaan confligere, jossa con tarkoittaa yhdessä ja fligere taistelua tai hyökkäystä. Konfliktin ytimessä on siis haaste, joka tarjoaa tilaisuuden ratkoa sitä yhdessä sen sijaan, että olisimme toisiamme vastaan. Palaverissa tapahtuvan konfliktin käsittelyssä fasilitaattorilla on keskeinen rooli siinä, että haastetta ratkotaan nimenomaan yhdessä vastakkainasettelun sijaan. Tavoitteena on siis saada kaikki osallistujat yhteisen päämäärän taakse. 

Konfliktit eivät ole merkki epäonnistumisesta, vaan pikemminkin mahdollisuus oppia ja kasvaa. Erilaiset näkökulmat ja kokemukset rikastuttavat keskustelua ja auttavat löytämään uudenlaisia ratkaisuja. Fasilitaattorin tehtävänä on luoda turvallinen ja avoin ilmapiiri, jossa jokainen osallistuja tuntee itsensä arvostetuksi ja kuulluksi. 

Kaikki konfliktit eivät kuitenkaan ole hyödyllisiä. Sellaisia ovat esimerkiksi väärinkäsitysten aiheuttamat ristiriidat, jotka eivät edistä tai kehitä ryhmää millään tavalla. Fasilitaattorin on tärkeää tunnistaa syyt konfliktien taustalla, erottaa turhat konfliktit hyödyllisistä ja käsitellä nämä tilanteet oikein.  

Tyypillisiä syitä konflikteihin ja kuinka ne käsitellään 

  1. Eriävät tavoitteet ja prioriteetit: Ihmisillä on erilaisia näkemyksiä yhteisestä tavoitteesta ja siitä, mikä on tärkeää ja mikä ei. Tämä voi aiheuttaa ristiriitaa esimerkiksi päätöksenteossa. 
     
    Ratkaisu: Selkeytä päätöksen arviointiperusteet: mitkä ovat ne kriteerit, joilla arvioimme päätöstä. Vältä subjektiivisia mielipiteitä ja keskity objektiivisiin arviointikriteereihin. Selkeät arviointiperusteet helpottavat päätöksentekoa. Samalla vältyt vahvoilta omiin mielipiteisiin pohjautuvilta erimielisyyksiltä ja konflikteilta. 
  1. Viestintäongelmat ja väärinkäsitykset: Kiire, etätyöskentely ja kielimuuri voivat johtaa väärinkäsityksiin.  
     
    Ratkaisu: Rohkaise osallistujia purkamaan olettamuksiaan ja ilmaisemaan ajatuksiaan avoimesti. Jos ongelmana on kielimuuri, jopa tiettyjen sanojen merkitysten avaaminen voi olla tarpeen. Keskity selvittämään, mistä tarkalleen ottaen ryhmä on eri mieltä ja toisaalta, mistä he myös ovat samaa mieltä. 
  1. Persoona- tai kulttuurierot: Erilaiset kommunikointityylit ja taustat voivat aiheuttaa konflikteja. 
     
    Ratkaisu: Ohjaa osallistujia tunnistamaan ja huomioimaan erilaiset kommunikointityylit. Luo myös pelisääntöjä eriävien mielipiteiden esille tuomiseen. Kannusta osallistujia ilmaisemaan erimielisyytensä rakentavasti ja arvostavasti toisen eriävän mielipiteen tyrmäämisen sijaan. 
  1. Valtataistelut: Vastakkainasettelut, joissa omasta mielipiteestä ei olla valmiita joustamaan, voivat vaikeuttaa yhteistyötä. 
     
    Ratkaisu: Erottele ideat ihmisistä ja keskity arvioimaan ideoita objektiivisesti. Tämä onnistuu esimerkiksi kirjoittamalla ideat anonyymisti lapulle. Näin pystyt varmistamaan, että päätöksenteko perustuu ideoihin, eikä henkilöihin niiden takana. 
  1. Muutosvastarinta: Uudistukset herättävät usein epävarmuutta ja pelkoa, mikä ilmenee vastustuksena. 
     
    Ratkaisu: Kuuntele empaattisesti ja pyri ymmärtämään, mistä muutosvastarinta johtuu. Jatkuvan haastamisen ja huolen taustalla on aina jokin syy – koita ymmärtää sitä. Auta osallistujia tunnistamaan huolensa ja ehdota keinoja niiden huomioimiseksi. Aitoa läsnä olevaa kuuntelua ei voi kylliksi korostaa. 
  1. Menneisyyden möröt: Vanhat konfliktit ja käsittelemättömät asiat voivat aiheuttaa jännitteen henkilöiden välille. 
     
    Ratkaisu: Jos huomaat jännitteen henkilöiden välillä, kerro avoimesti omat havaintosi ryhmälle. Tuo asia esiin ja pyydä asianosaisia reflektoimaan, liittykö asia palaverin tavoitteeseen? Tarvitseeko asiaan puuttua ja se käsitellä, että pääsemme eteenpäin? 
  1. Huonot palaverikäytännöt: Osallistujat turhautuvat palavereissa, joissa asiat eivät etene ja jotka tuntuvat jopa ajanhukalta. 
     
    Ratkaisu: Kunnioita osallistujien aikaa ja varmista, että tavoitteet ovat selkeät ja hyvin kommunikoitu ryhmälle. Suunnittele palaveri huolellisesti ja pidä kiinni aikataulusta. 
7 tyypillistä syytä konfliktiin

Vinkit turhien konfliktien ehkäisyyn ja tärkeiden konfliktien rohkaisuun 

  • Varmista, että kaikilla on selkeä yhteinen tavoite: Ennen palaverin aloittamista varmista, että kaikki ymmärtävät, mikä on keskustelun tavoite ja mitä haluamme saada aikaiseksi. Joskus voi olla tarpeen myös selventää, mitä asioita emme aio käsitellä nyt. Selkeys auttaa välttämään turhia konflikteja aiheuttavia väärinkäsityksiä, jotka eivät edistä ryhmän toimintaa millään tavalla. 
     
  • Auta osallistujia ymmärtämään erilaisuuden arvo: Ihmisten erilaiset tausta ja kokemukset auttavat tarkastelemaan käsiteltävää asiaa eri näkökulmista. Tämä on ainoastaan positiivinen asia ja mahdollistaa uuden oppimisen toisiltamme. Fasilitaattorin tehtävänä on kannustaa osallistujia ymmärtämään eri näkemysten arvo. 
     
  • Ohjaa erilaisten näkemysten käsittelyä eri hetkiin: Kannusta osallistujia ilmaisemaan erilaisia mielipiteitä eri vaiheissa keskustelua. Esimerkiksi aluksi keskitytään positiivisiin näkökulmiin, ja sen jälkeen käsitellään kriittisiä tai epävarmoja ajatuksia. Nämä ovat molemmat yhtä lailla tärkeitä, mutta vastakkainasettelun sijaan on hyvä pohtia yhdessä asioita eri näkökulmista: mietitään ensin yhdessä, mitä positiivista löydämme ja jätetään kritiikki myöhempään yhteiseen käsittelyyn. Tällä tavoin kaikki näkemykset tulevat kuulluiksi ja keskustelu ei muutu väittelyksi. 

Konfliktit palavereissa eivät siis ole välttämättä negatiivinen asia. Ne voivat olla mahdollisuus avata uusia näkökulmia ja löytää parempia ratkaisuja. Konfliktien käsittely palavereissa vaatii herkkyyttä ja rakentavaa otetta. On tärkeää pyrkiä luomaan turvallinen ja avoin ilmapiiri, jossa erilaisuus tunnistetaan voimavarana. Palaverin fasilitaattorin tehtävänä on ohjata ryhmää kohti rakentavaa keskustelua ja auttaa osallistujia näkemään konfliktit oppimisen ja kehittymisen mahdollisuutena.  

Tämän blogiartikkelin kirjoittaja on palkittu ammattifasilitaattori ja Xpedion toimitusjohtaja Mirjami Sipponen-Damonte. Hän on työskennellyt fasilitoinnin ja organisaation kehittämisen parissa ympäri maailmaa lähes 20 vuotta. Tutustu Mirjamiin paremmin sivustollamme.