Etäpalaverit ovat monelle meistä arkipäivää ja voivat parhaimmillaan sujuvoittaa työskentelyä merkittävästi: matkustusaikaa ei kulu, hiilijalanjälki pienenee ja palaverin toteuttaminen onnistuu lähes mistä ja milloin tahansa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että etäpalaverit olisivat automaattisesti aina tehokkaita tai edes tarpeen. Huonosti valmistellut tai osallistujalle tarpeettomalta tuntuvat etäpalaverit kuormittavat. Ylikuormitus taas on merkittävä etätyön haaste.
Etäpalaverin edut ja haasteet
Hyvin toteutetussa etäpalaverissa on varteenotettavia etuja. Etäkokoukset voivat lisätä työntekijän työtyytyväisyyttä, ja näin ollen luoda parhaimmillaan sitoutuneita työntekijöitä, kun työskentely on joustavaa ja paikasta riippumatonta. Etäpalaverit mahdollistavat työn tehokkaan etenemisen yhteistyössä ja tuloksia saadaan aikaan, vaikka osallistujat eivät olisikaan samassa paikassa tai edes samassa maassa. Kuitenkin, etäpalaveriväsymys on todellinen ongelma: työntekijät raportoivat henkisen väsymyksen kasautuvan erityisesti silloin, kun palavereita on paljon ja ne seuraavat toisiaan ilman taukoja. Syvennytään etuihin ja haasteisiin tarkemmin!
Etäpalaverien tärkeimmät edut
- Ajansäästö ja ympäristöystävällisyys: Aikaa ei kulu matkustamiseen, mikä säästää paitsi työaikaa, myös luonnonvaroja. Win-win!
- Ketterä dokumentointi: Digitaaliset työkalut mahdollistavat palaverien nauhoittamisen ja automaattisen muistiinpanojen luomisen, jolloin tieto on helposti saatavilla ja jaettavissa myös palaverin jälkeen.
- Vuorovaikutustyökalut: Etäpalavereissa on helppo hyödyntää erilaisia työkaluja, kuten äänestyksiä, chattia ja digitaalista ideoiden keruuta, jolloin kaikki osallistujat saavat äänen – myös tarvittaessa anonyymisti.
Etäpalaverien isoimmat haasteet
- Etäpalaveriväsymys: Kun päivät koostuvat useista peräkkäisistä etäkokouksista, ihmiset kokevat helposti väsymystä ja keskittymisen herpaantumista. Syvennymme tähän vielä blogin lopussa tarkemmin!
- Viestinnän vajavuus: Tärkeät epämuodolliset keskustelut ennen ja jälkeen palaveria jäävät pois, jolloin vuorovaikutus jää typistetyksi. Puheen tuottaminen etäpalaverissa voi olla monelle jännittävämpää kuin paikan päällä, minkä vuoksi osa osallistujista jää usein hiljaisiksi.
- Multitasking: Muiden työtehtävien tekeminen palaverin aikana on monelle suuri houkutus, ja vie huomiota itse palaverin asiasta ja muilta osallistujilta.
Miten selättää haasteet ja onnistua etäpalavereissa?
Hyvän etäpalaverin salaisuus piilee sen suunnittelussa. Palaverin järjestäjän tehtävänä on luoda osallistujille edellytykset onnistuneeseen vuorovaikutukseen ja tulokselliseen työskentelyyn. Alla muutama keskeinen askel kohti onnistumista:
- Tarkastele, onko palaveri tarpeellinen: Etäpalaverin kutsu on helppo luoda, mutta tämä ei tarkoita, että palaveri olisi aina tarpeen. Vastaako etäpalaveri yrityksenne määrittelemiä palaverikäytäntöjä? Etäpalaveri kannattaa järjestää silloin, kun palaveri vastaa aitoon tarpeeseen.
- Määrittele tavoitteet ja valmistele agenda etukäteen: Palaverin tavoitteet ja aiheet on syytä olla selkeästi määritelty ennen kutsun lähettämistä. Näin osallistujat voivat valmistautua ennakkoon, ja he tietävät tarkalleen, mitä heiltä odotetaan. Selkeällä agendalla varmistetaan myös, että keskustelu pysyy asiassa ja aikaa käytetään tehokkaasti.
- Panosta fasilitointiin: Etäpalaverissa fasilitaattorin rooli korostuu, sillä hänen vastuullaan on ohjata keskustelua, huolehtia siitä, että kaikki saavat suunvuoron, ja pitää aikataulusta kiinni. Hyvä fasilitaattori tunnistaa, milloin keskustelu harhautuu ja palauttaa sen takaisin aiheeseen ystävällisen jämäkästi.
- Rajaa osallistujien määrä ja pidä kokous lyhyenä: Yksi tehokkuuden perusperiaatteista on pitää osallistujamäärä maltillisena ja kokouksen pituus tarpeeksi lyhyenä. Jos kokoukseen osallistuu liikaa ihmisiä, on hankalaa antaa kaikille tilaa ja aikaa osallistua. Parhaimmillaan etäpalaveri voi kestää vain 15–30 minuuttia, kun agendaa seurataan ja keskustelu on ytimekästä.
- Muista dokumentointi: Palaverin aikana sovitut toimenpiteet ja seuraavat askeleet on hyvä kirjata ylös (hyödynnäthän erilaisia palaverityökaluja) ja jakaa osallistujille heti palaverin jälkeen. Tällöin kaikki pysyvät samalla kartalla ja tiedonkulku on läpinäkyvää.
Etäpalaveriväsymys on oikea ilmiö
Tutkimukset osoittavat, että etäpalaveriväsymys on yleinen ilmiö erityisesti silloin, kun työpäivä koostuu useasta peräkkäisestä videopalaverista. Stanfordin yliopiston vuonna 2021 toteuttamassa tutkimuksessa havaittiin, että jatkuva katsekontakti ja fyysinen paikallaan pysyminen ruudun ääressä kuormittavat ihmisiä enemmän kuin kasvokkainen vuorovaikutus. Miten sitten estää etäpalaveriväsymys?
- Tauota päivää: Pidä jokaisen kokouksen jälkeen vähintään 5–10 minuutin tauko.
- Optimoi videokokousympäristösi: Pyri järjestämään työympäristösi niin, että valaistus on riittävä, asentosi on mukavan ryhdikäs, ja kamera on ergonomisesti hyvällä korkeudella.
- Vaihda palaverimuotoja ja hyödynnä muita viestintäkanavia: Kaikkiin kokouksiin ei tarvitse kokoontua videoitse. Mieti, voisiko osa palavereista hoitua chat- tai puhelinpalavereina, mikä on yleensä vähemmän kuormittavaa.
- Käytä ”kokousvapaita päiviä”: Jotkut organisaatiot ovat ottaneet käyttöön ”palaverittomat keskiviikot”, jolloin työntekijöillä on mahdollisuus keskittyä työtehtäviin ilman keskeytyksiä. Tämä käytäntö on osoittautunut suosituksi ja vähentänyt videopalaveriväsymystä.
- Liiku kokousten välillä: Lyhyet liikuntatauot auttavat pitämään vireystilan korkealla. Jos kokous kestää yli tunnin, lyhyet kehon liikutukset myös kokouksen keskellä, mahdollisuuksien mukaan, virkistävät.
Etäpalaverit ovat kätevä tapa edistää yhteistyötä, mutta niiden hyöty on vahvasti riippuvainen siitä, miten ne ovat suunniteltu ja toteutettu. Selkeä tavoite, tiivis osallistujajoukko, osallistava fasilitointi ja hyvät dokumentointikäytännöt ovat avainasemassa. Hyvin toteutettu etäpalaveri säästää sekä aikaa että resursseja, ja tuo parhaimmillaan tehokkuutta ja työtyytyväisyyttä organisaation jäsenille.
Tämän blogiartikkelin kirjoittaja on palkittu ammattifasilitaattori ja Xpedion toimitusjohtaja Mirjami Sipponen-Damonte. Hän on työskennellyt fasilitoinnin ja organisaatioiden kehittämisen parissa ympäri maailmaa lähes 20 vuotta.