Teknologiamurroksen myötä myös fasilitointi muuttuu, ja sen mukana myös fasilitaattorin työkalupakki. Kun ryhmät ovat hajautuneita, aikapaineet kasvavat ja ajattelun laatu korostuu, digitaalisista työkaluista on tullut yhä keskeisempi osa vaikuttavaa työskentelyä – myös silloin, kun istumme saman pöydän ääressä.
Digitaaliset työkalut eivät ole enää vain tapa osallistuttaa, vaan keino jäsentää, visualisoida ja tallentaa ryhmän yhteistä ajattelua. Yhä useammin ne toimivat myös alustana tekoälyn hyödyntämiselle, kun osallistujien tuottamaa tietoa halutaan syventää, analysoida tai rikastaa.
Itse koen teknologian tuomat mahdollisuudet fasilitointiin valtavan innostavina. Olen vakuuttunut siitä, että osaaville fasilitaattoreille on kysyntää myös jatkossa – yhä useammin heidän ydinosaamiseensa kuuluu kyky hyödyntää uusia teknologioita harkitusti. Kuten aina fasilitoinnissa, tarkoitus ratkaisee. Digityökalut voivat parhaimmillaan tehdä tilasta yhteisen. Huonoimmillaan ne vievät huomion ihmisestä teknologiaan.
Mihin digityökaluista on – ja mihin ei?
Oikein valittu digitaalinen työväline voi toimia fasilitaattorin työskentelyn luontevana jatkeena.
Digityökalu voi auttaa:
- Saamaan kaikkien äänet kuuluviin – erityisesti isoissa tai hajautetuissa ryhmissä.
- Tehdä ajattelusta näkyvää ja jaettua, kun ideat, tunteet ja näkökulmat piirtyvät esiin visuaalisesti.
- Rytmittämään työskentelyä tuoden mukaan vaihtelevuutta ja rakennetta.
- Yhdistää yksilö- ja ryhmätyöskentelyä: esimerkiksi ensin hiljainen pohdinta, sitten yhteinen keskustelu,
- Tallentaa tuotokset jatkohyödynnettävään muotoon ilman, että tieto katoaa tarralappuihin.
Usein digityökalut tuovat työpajoihin myös huumoria ja energiaa. Kevyt Kahoot-visailu, nopea mielipidekysely tai äänestys voi olla juuri se keino, jolla ryhmä saadaan liikkeelle.
Jokainen työkalu vaatii kuitenkin tilannetajua. Olen törmännyt tilanteisiin, joissa visuaalinen työkalu aiheuttaa enemmän hämmennystä kuin oivallusta. Tai joissa tekninen säätö vie huomiota pois itse sisällöstä. Silloin on hyvä pysähtyä ja kysyä: auttaako tämä osallistumista – vai onko se vain näennäistä?
Digityökalujen käyttö vaatii myös valmistautumista
Toimiva digityökalujen hyödyntäminen ei synny sattumalta. Fasilitaattorin on hyvä miettiä etukäteen:
- Millainen laitteisto osallistujilla on käytössään? Onko oma puhelin riittävä vai vaatiiko työskentely isompaa näyttöä?
- Missä kohtaa työskentelyä digiväline tuo eniten lisäarvoa? Kaikkea ei tarvitse digitalisoida.
- Kuinka paljon aikaa perehdytykseen on varattu? Uuden työkalun käyttäminen ilman selkeää ohjeistusta voi kääntyä itseään vastaan.
Usein jo yksi hyvin ajoitettu ja selkeästi ohjeistettu työkalu voi tehdä ison eron osallistumisen tasoon.
Tekoäly osana fasilitointia: uusi rooli, uudet mahdollisuudet
Tekoäly on jo nyt mukana monien digityökalujen taustalla. Jotkin alustat hyödyntävät tekoälyä keskustelujen tiivistämiseen, toistuvien teemojen tunnistamiseen tai jopa ryhmän tunnetilojen analysointiin.
Tekoäly tuo fasilitointiin monia uusia mahdollisuuksia:
- Rikastaa osallistujien ajattelua. Kun tekoäly jatkokehittää ideoita tai tuo vaihtoehtoisia näkemyksiä, ryhmä voi nähdä ajatuksensa uudessa valossa ja tarkastella niitä tuoreista kulmista.
- Tuo laadukasta analyysia keskustelun pohjaksi. Keskustelu voi käynnistyä jo edistyneemmältä tasolta tekoälyn laatiman pohja-analyysin tai näkökulmien mahdollistamana.
- Ehkäisee ryhmän ajatteluvinoumia. Tekoäly voi nostaa esiin näkökulmia, joita ryhmä ei muuten huomaisi, esimerkiksi korostamalla hiljaisempia tai vähemmän suosittuja ideoita.
- Tuo objektiivista analytiikkaa päätöksenteon tueksi. Tekoäly ei tunne organisaatiopolitiikkaa tai valtarakenteita, ja siksi se voi tuoda puolueettomasti esiin asioita, jotka muutoin jäisivät piiloon.
Uskon, että tekoäly tulee olemaan mukana työpajoissa neutraalina osallistujana hyvinkin pian: mukana, mutta ilman agendaa. Se voi ehdottaa uusia kysymyksiä, tiivistää ryhmän ajatuksia lennossa tai jopa auttaa fasilitaattoria reagoimaan siihen, mikä keskustelussa jää ilmaan.
Samalla fasilitaattorin rooli laajenee: työ ei ole vain ihmisten osallistamista, vaan myös tekoälyn tuottaman tiedon eettistä, toiminnallista ja tarkoituksenmukaista käyttöä.
Milloin analoginen toimii paremmin?
Vaikka digitaaliset työkalut tuovat paljon mahdollisuuksia, on tilanteita, joissa perinteiset menetelmät ovat ylivoimaisia:
- Luottamuksen rakentaminen alussa: Ihmissuhteet rakentuvat usein helpommin kasvokkain, ilman näyttöjä.
- Pienryhmäkeskustelut intensiivisissä aiheissa: Digityökalu voi tuntua liian etäiseltä tai mekaaniselta.
- Innovointi: Käsin kirjoittaminen, kuvien tai metaforisten esineiden kautta keskustelu stimuloi luovuutta eri tavalla kuin digitaalinen alusta.
Fasilitaattorin tehtävä on tunnistaa tilanteet, joissa teknologia tukee – ja ne, joissa siitä voi tietoisesti luopua.
Tarkistuslista: näin valitset digityökalun viisaasti:
- Tavoite ensin. Mieti, mitä haluat juuri siinä hetkessä saada aikaan.
- Digityökalun paikka. Arvioi, kuinka paljon digityökaluja voisi hyödyntää mielekkäästi ennen ja jälkeen tilaisuuden, jotta itse työpajassa fokus on laadukkaassa keskustelussa.
- Osallistujat mukaan. Arvioi osallistujien tekninen osaaminen ja käytössä olevat välineet.
- Ympäristö huomioon. Tarkista yhteydet, tilat ja taustahäiriöt.
- Yksinkertainen on parempi. Valitse työkalu, joka ei vaadi ylimääräistä rekisteröitymistä tai monimutkaista käyttöä.
- Varmista saavutettavuus. Huomioi kieli, näkö, liikuntarajoitteet ja digiosaamisen taso.
- Rakenna rytmi. Suunnittele, missä kohdin digiväline rytmittää tai elävöittää työskentelyä.
- Valmistaudu vaihtoehtoon B. Jos tekniikka pettää, tiedät mitä tehdä.
Fasilitaattorin osaamistarpeiden kehitys tekoälyaikakaudella
Tekoäly muuttaa myös sitä, mitä fasilitaattorilta odotetaan. Fasilitaattorin roolissa korostuvat jatkossa entistä enemmän inhimillinen tilannetaju, teknologinen lukutaito sekä kyky ohjata ajattelua monitulkintaisessa ympäristössä.
Huomioi nämä käyttäessäsi tekoälyä fasilitaattorina:
- Kyky yhdistää teknologia ja inhimillinen vuorovaikutus
Tekoäly ja digitaaliset alustat voivat tehokkaasti rikastaa keskustelua ja jäsentää ajattelua, mutta ihmisten välinen yhteys ei synny algoritmien avulla. Fasilitaattorin tehtävä on säilyttää työskentelyn inhimillinen rytmi, rakentaa luottamusta ja pitää huolta siitä, että teknologia tukee, eikä häiritse.
- Taidot kuratoida tekoälyn tuottamaa tietoa
Tekoäly voi tuottaa valtavasti dataa, mutta tiedon hyöty riippuu siitä, miten se tulkitaan ja liitetään kontekstiin. Fasilitaattorin rooli muistuttaa yhä enemmän päätoimittajaa: millä tiedolla on merkitystä tässä ryhmässä, tässä hetkessä? Mitkä tekoälyn esiin nostamat näkökulmat kannattaa avata keskusteluun?
- Ymmärrys tekoälyn mahdollisuuksista ja rajoista
Fasilitaattorin ei tarvitse olla tekoälyasiantuntija, mutta hänen on hyvä ymmärtää perusperiaatteet: miten tekoäly toimii, missä tilanteissa se voi tuottaa arvoa ja milloin sen käyttö voi olla harhaanjohtavaa tai eettisesti kyseenalaista. Tämä auttaa tekemään tarkoituksenmukaisia valintoja.
- Eettinen sensitiivisyys ja osallistumisen oikeudenmukaisuus
Tekoälyn käyttö fasilitoinnissa nostaa esiin uudenlaisia kysymyksiä: Kuka näkee osallistujien vastaukset? Kuka omistaa tekoälyn tuottaman yhteenvedon? Kenen näkökulma jää automaattisen synteesin ulkopuolelle? Fasilitaattorin on tärkeää varmistaa, että teknologia ei vahvista valta-asetelmia vaan tukee inkluusiota.
- Jatkuva oppiminen ja kokeilukulttuuri
Uudet työkalut kehittyvät nopeammin kuin perinteiset fasilitointimenetelmät. Siksi fasilitaattorin tärkeä taito on uteliaisuus ja kokeilunhalu – ei täydellinen hallinta. Taito kysyä: ”Mitä tapahtuu, jos kokeilen tätä työkalua tässä kohdassa?” ja uskallus myös päästää siitä irti, jos se ei palvele ryhmää.
- Taito tehdä uudesta tuttua
Tekoälyn ja digityökalujen käyttöönotto on osa kulttuurista muutosta. Fasilitaattorin tehtävä onkin yhä useammin normalisoida uuden teknologian käyttö osaksi ryhmän luontevaa työskentelyä. Tämä tarkoittaa paitsi teknisen kynnyksen madaltamista, myös tilan luomista uteliaisuudelle, kokeilulle ja yhteiselle oppimiselle. Fasilitaattori toimii tällöin oppaan roolissa: “Tämä on meille uusi työkalu – kokeillaan, miten se meille toimii.”
Kun fasilitaattori pystyy rakentamaan psykologisesti turvallisen tilan kokeilla uutta, myös ryhmät pääsevät nopeammin kiinni laadukkaampaan ajatteluun ja tehokkaampiin lopputuloksiin.
Lopuksi: väline palvelee, ei hallitse
Hyvä fasilitaattori ei tuo tilaisuuteen mahdollisimman monta sovellusta, vaan mahdollisimman paljon ymmärrystä siitä, mikä auttaa tätä ryhmää juuri nyt..
Usein kysyn itseltäni: Voisiko tämä kohta olla helpompi, kiinnostavampi tai osallistavampi digityökalun tai tekoälyn avulla?
Ja vielä tärkeämmän kysymyksen: Miten varmistun siitä, että kaikki voivat osallistua – teknisesti, ymmärrettävästi ja inhimillisesti?
Kun digitaaliset työkalut ja tekoäly ovat saumaton osa jo valmiiksi hyvin suunniteltua kokonaisuutta, ne eivät häiritse – vaan palvelevat. Ja silloin ne voivat olla erinomainen apu siinä, mikä on fasilitoinnin ytimessä: yhdessä ajattelemisessa ja oppimisessa.
Tulevaisuuden fasilitaattori ei pelkästään johda keskustelua – hän myös kuratoi koneiden tuottamaa tietoa ja varmistaa, että kaikki tulevat kuulluiksi, myös tekoälyn läsnä ollessa.
Tämän blogin kirjoittaja on palkittu ammattifasilitaattori ja Xpedion toimitusjohtaja Mirjami Sipponen-Damonte, joka on fasilitoinut työpajoja ja kehittänyt organisaatioita eri puolilla maailmaa lähes 20 vuoden ajan.
Haluatko vahvistaa vaikuttavaa ja teknologiaa hyödyntävää fasilitointikulttuuria organisaatiossasi? Tai onko sinulla tulossa strategisesti tärkeä työpaja, johon kaipaat ammattifasilitaattoria? Ota yhteyttä!