Luovan ryhmäprosessin, kuten ideoinnin tai ongelmanratkaisun fasilitointiin kuuluu sekä avaava vaihe, jossa kartutetaan ideoita että sulkeva vaihe, jossa ideoita analysoidaan, priorisoidaan ja konkretisoidaan kohti toimenpiteitä. Sulkevalle vaiheelle on tärkeää allokoida riittävästi aikaa työpajassa, jotta ryhmä pääsee selkeisiin lopputulemiin ja seuraaviin askeliin. Miten ohjata tämä sulkeva vaihe ryhmätilanteessa osallistavasti?
Tässä blogissa esittelen kolme erilaista ja helposti sovellettavaa menetelmää, joiden avulla voit priorisoida ideat yhdessä ryhmän kanssa. Jokainen niistä tarjoaa oman näkökulmansa päätöksentekoon.
Vaikerointivaiheesta yli
On hyvä tiedostaa, että siirtyminen avaavasta luovasta vaiheesta analyyttisempaan sulkevaan vaiheeseen ei aina synny saumattomasti, koska nämä kaksi vaihetta vaativat keskenään erilaista ajattelua. Englanniksi tätä välivaihetta kutsutaan nimellä “groan zone”, joka suomeksi voisi kääntyä vaikerointivaiheeksi. Tämä vaihe on tärkeä tiedostaa, mutta fasilitaattori voi ohjata ryhmää määrätietoisesti tästä eteenpäin selkeän prosessin avulla. Onkin tärkeää, että priorisointimenetelmä on mietitty jo ennakkoon tavoitteeseen sopivaksi ja materiaalit valmisteltu niin, että ryhmän on jouhevaa siirtyä eteenpäin. Fasilitaattorin tehtävä on siis auttaa ryhmää siirtymään luovasta kaaoksesta kohti yhteistä suuntaa: kohti sitä, mikä vie kohti tavoitetta.
Priorisointi ei tarkoita luovuuden rajoittamista, vaan sen ohjaamista. Se auttaa erottamaan ideat, joilla on eniten potentiaalia, ja luomaan niille tilaa kehittyä eteenpäin. Kun valinnat tehdään yhdessä ja näkyvästi, ryhmän sitoutuminen kasvaa.
1. Pisteäänestys – nopea tapa nähdä, mikä puhuttelee ryhmää eniten
Yksi yksinkertaisimmista ja tehokkaimmista menetelmistä on pisteäänestys, englanniksi Dotmocracy tai Dot voting.
Menetelmä toimii sekä fyysisesti että digitaalisesti: osallistujat saavat esimerkiksi kymmenen pistettä käytettäväkseen tarrojen tai digitaalisten äänten muodossa. He voivat käyttää tarrat äänten antamiseen ideoille sovituilla kriteereillä. Kriteeri voi olla esimerkiksi: idea, joka nopeiten veisi meitä kohti tavoitetta tai idea, jonka edistämiseen olet itse sitoutunut.
Tulokset näkyvät heti ja keskustelu käynnistyy luonnostaan:
- Miksi juuri nämä ideat saivat eniten pisteitä?
- Mitä näistä tuloksista voimme päätellä?
Pisteäänestys sopii erityisesti tilanteisiin, joissa halutaan nopeasti tunnistaa ideat, jotka resonoivat laajimmin ryhmän kesken.
Vinkki fasilitaattorille: Älä lopeta äänestyksen jälkeen, vaan ohjaa vielä lyhyt keskustelu siitä, mitä tulokset tarkoittavat. Tämä auttaa ryhmää siirtymään äänestämisestä yhteisen ymmärryksen vaiheeseen.
2. Impact–Effort -matriisi – kun haluat yhdistää vaikuttavuuden ja käytännöllisyyden
Toinen klassinen ja toimiva menetelmä on Impact–Effort Matrix –nelikenttä, jossa ideat arvioidaan kahden ulottuvuuden perusteella: vaikutus ja vaiva.
Ryhmä sijoittaa ideat matriisiin ja pohtii yhdessä, mihin kannattaisi panostaa ensin.
Usein ”nopeista voitoista”, ideoista, joilla on suuri vaikutus ja pieni toteutusvaiva, on erinomainen paikka aloittaa.
Fasilitaattorin tehtävä on pitää keskustelu liikkeessä ja varmistaa, kaikki ideat sijoitetaan matriisiin.
Vinkki fasilitaattorille: Käytä näkyvää alustaa (esim. fläppitaulua, Miroa tai Muralia), ja anna osallistujien itse sijoittaa ideat alustalle. Kun osallistujat saavat itse aktiivisesti osallistua sijoitteluun, syntyy keskustelua ja kaikki pysyvät konkreettisesti osana päätöksentekoprosessia.
3. NUF-testi – kun ideat halutaan arvioida monipuolisesti
Jos haluat pureutua syvemmälle, kokeile NUF-testiä, joka auttaa arvioimaan ideat kolmesta näkökulmasta:
- New (Uutuus): Kuinka uusi tai tuore idea on?
- Useful (Hyödyllisyys): Kuinka paljon arvoa idea tuottaa?
- Feasible (Toteutettavuus): Kuinka realistinen se on toteuttaa?
Ryhmä voi pisteyttää jokaisen idean asteikolla 1–5 jokaiseen kategoriaan. Kun pisteet lasketaan yhteen, nähdään nopeasti, mitkä ideat erottuvat kokonaisuutena parhaiksi.
NUF sopii erityisen hyvin silloin, kun ideoita on paljon ja ne vaihtelevat luonteeltaan: osa on pieniä parannuksia, osa isoja kehityshankkeita.
Vinkki fasilitaattorille: Käytä NUF-testiä keskustelun herättäjänä, ei pelkkänä laskentatyökaluna. Jos idea saa “heikon toteutettavuuden” arvosanan, kysy miksi, ja mitä pitäisi tapahtua, että se muuttuisi realistisemmaksi.
Miten valita oikea menetelmä?
Kaikkia kolmea menetelmää voi myös käyttää samassa prosessissa, mutta eri tarkoituksiin:
- Jos aikaa on vähän → pisteäänestys tuo näkyviin intuitiivisen ryhmän pulssin.
- Jos haluat yhdistää vaikuttavuuden ja vaivannäön → Impact–Effort -matriisi toimii hyvin.
- Jos ideat ovat monimutkaisia tai strategisia → NUF-testi auttaa tekemään harkitumpia valintoja.
Tärkeintä on, että fasilitaattori auttaa ryhmää ymmärtämään päätösten taustalla olevat perusteet. Kun ihmiset ovat mukana valintojen tekemisessä, he myös todennäköisimmin sitoutuvat niihin.
Parhaiten priorisoinnissa menestyneistä ideoista on luontevaa jatkaa toimenpiteiden suunnitteluun ja konkretisointiin.
–
Haluatko oppia lisää toimivista fasilitointimenetelmistä ja energian johtamisesta ryhmätilaisuuksissa? Tutustu Varmuutta fasilitointiin -kirjaan ja kehitä omaa fasilitointiosaamistasi!
Tämän blogiartikkelin kirjoittaja on palkittu ammattifasilitaattori ja Xpedion toimitusjohtaja Mirjami Sipponen-Damonte. Hän on työskennellyt fasilitoinnin ja organisaatioiden kehittämisen parissa ympäri maailmaa lähes 20 vuotta.