Fasilitointimenetelmät – Osa 2: Näin käytät Pikatreffit-menetelmää keskustelun käynnistäjänä ja energiatason nostattajana

Osallistujien vireystila ja tilaisuuden rytmi vaikuttavat ratkaisevasti siihen, kuinka laadukasta vuorovaikutusta ja yhteistä ajattelua syntyy. Energian ylläpitäminen ei ole itsestäänselvyys, vaan se vaatii tietoista työskentelyä koko tilaisuuden ajan. Tämän vuoksi fasilitaattorin on tärkeää kiinnittää sekä suunnitteluvaiheessa, että tilaisuuden aikana, huomio osallistujien energiatasojen ylläpitämiseen eri tavoin.

Tässä blogissa tarkastelen energian merkitystä fasilitoinnissa ja esittelen yhden omista lempimenetelmistäni, jonka avulla on helppo herättää keskustelua ja nostattaa samalla vireystilaa, eli “pikatreffit” -työskentelyn.

Miksi energian johtaminen on tärkeää fasilitoinnissa?

Energia on fasilitoinnin näkymätön, mutta keskeinen rakennusaine. Kun energia virtaa ryhmässä hyvin, osallistujat:

• Pysyvät aktiivisina ja sitoutuneina.
• Uskaltavat tuoda esiin ideoitaan ja näkemyksiään.
• Kokevat olonsa turvalliseksi ja nähdyksi.
• Pystyvät keskittymään ja tuottamaan laadukkaita lopputuloksia.

Vastaavasti, jos energia laskee, keskustelu muuttuu pinnalliseksi, ideointi tyrehtyy ja tilaisuuden tavoitteiden saavuttaminen vaikeutuu.

Fasilitaattorin yksi keskeisimmistä tehtävistä on toimia ryhmän dynamiikan tarkkana havainnoijana. Tämä tarkoittaa kykyä lukea tilannetta: tunnistaa, milloin keskustelu virtaa luontevasti ja milloin osallistujien keskittyminen herpaantuu, jännitys kasvaa tai energia alkaa hiipua. Fasilitaattori seuraa paitsi sanallista viestintää, myös kehon kieltä, ryhmän rytmiä ja osallistumisen aktiivisuutta. Hän huomaa, milloin joku jää ulkopuolelle, milloin keskustelu jumittuu tai painottuu liikaa tiettyjen osallistujien näkökulmaan.

Tämä havainnointi ei jää pelkästään huomioksi – fasilitaattori myös reagoi. Hän voi vaihdella työskentelytapoja, muuttaa ryhmäkokoja, rytmittää uudelleen tai lisätä liikettä tilaan, jotta vireys ja keskittyminen palautuvat. Energiaa ei voi pakottaa, mutta sen syntymiselle voi luoda parhaat mahdolliset edellytykset. Pienilläkin muutoksilla voidaan tukea vuorovaikutusta, nostaa tunnetta yhteisestä tekemisestä ja tuoda uutta virtaa keskusteluun.

Fasilitaattorina voit:

• Vaihdella eri työskentelymuotojen välillä (keskustelu, kirjoittaminen, liikkuminen).
• Hyödyntää rytmitystä: tiiviit jaksot ja selkeät siirtymät.
• Rakentaa taukoja, jotka oikeasti virkistävät.
• Käyttää aktivoivia kysymyksiä ja nopeita reflektointitehtäviä.
• Pitää ohjeistuksen napakkana ja selkeänä.
• Olla itse energinen, ja läsnäoleva esimerkki muille.

Kun energia on kaikilla kohdillaan, keskustelut ovat dynaamisempia, syvällisempiä ja ideointi rikastuu.

Pikatreffit on yksinkertainen mutta äärimmäisen tehokas menetelmä, jolla saat osallistujat liikkeelle, kohtaamaan toisiaan ja virittäytymään päivän teemaan nopeasti ja rennosti. Menetelmä perustuu lyhyisiin, nopeatempoisiin keskusteluihin, joiden aikana osallistujat vaihtavat ajatuksia yhden henkilön kanssa kerrallaan ennen siirtymistä seuraavan parin luo.

• Valmistele tila: Järjestä tuolit riveihin tai ympyröihin niin, että osallistujat voivat helposti vaihtaa keskustelukumppania. Vaihtoehtoisesti voit pyytää osallistujia asettumaan seisten kahteen riviin, kasvot vastakkain.
• Ohjeista selkeästi: Anna lyhyt ja ytimekäs briiffi ennen aloitusta: kuinka kauan keskustelu kestää (esim. 2–5 min) ja mikä on keskustelun aihe.
• Aloita keskustelut: Käynnistä ensimmäinen kierros annetun aiheen parissa.
• Rytmitä kierrokset: Ilmoita ajan päättymisestä kellonsoitolla tai muulla signaalilla ja ohjaa parinvaihto nopeasti.
• Kokoa kokemukset: Lopuksi pyydä osallistujia jakamaan pari nostoaan ryhmälle – esimerkiksi, mitä uutta he oivalsivat tai mikä keskustelussa jäi erityisesti mieleen.

Pikatreffit toimivat erinomaisesti lämmittelynä, uusien näkökulmien esiin tuomisessa tai vireystilan nostattajana intensiivisemmän työskentelyn lomassa. Esimerkkejä keskusteluteemoista:

• ”Mitä odotat eniten päivän työskentelystä?”

• ”Mistä olet tällä hetkellä innostunut työssäsi?”

• ”Minkä kysymyksen haluaisit tuoda pöydälle tämän päivän teemaan liittyen?”

Variaatioita pikatreffeistä

Pikatreffejä voi varioida tilaisuuden teeman ja tavoitteiden mukaan:

• Teemallinen lähestyminen: Keskusteluteemat liittyvät suoraan päivän sisältöön.
• Roolikortit: Osallistujat saavat roolihahmon, jonka näkökulmasta keskustelevat.
• Nopeat reflektointikierrokset: Lyhyet ”sprinttikierrokset” tuottavat tiivistä ideointia.
• Yllätyskysymykset: Jokaiselle keskustelulle annetaan uusi, yllättävä kysymys.

Olen käyttänyt pikatreffejä lukuisia kertoja oppien tai oivallusten jakamisen ja syventämisen menetelmänä, laajempien konseptien yhteisen hahmottamisen tukena tai esimerkiksi väylänä omista, tilaisuuden aiheeseen liittyvistä tunteista keskusteluun. Tämä on takuuvarma tapa nostaa energiatasot ja käynnistää erittäin vilkas keskustelu!

Lopuksi

Hyvin suunnitellut ja toteutetut pikatreffit parantavat keskustelujen laatua, osallistujien ajattelun terävyyttä ja koko tilaisuuden tuottavuutta.

Fasilitaattorina yksi tärkeimmistä tehtävistäsi on huolehtia siitä, että ajattelu “pysyy liikkeessä” ja osallistujat kokevat työnsä merkitykselliseksi. Pikatreffit ovat yksi tehokas työkalu tähän – yksinkertainen toteuttaa, mutta iso vaikutukseltaan.

Haluatko oppia lisää toimivista fasilitointimenetelmistä ja energian johtamisesta ryhmätilaisuuksissa? Tutustu Varmuutta fasilitointiin -kirjaan🔍 ja kehitä omaa fasilitointiosaamistasi!

Tämän blogiartikkelin kirjoittaja on palkittu ammattifasilitaattori ja Xpedion toimitusjohtaja Mirjami Sipponen-Damonte. Hän on työskennellyt fasilitoinnin ja organisaatioiden kehittämisen parissa ympäri maailmaa lähes 20 vuotta.